雖然企業之間生產的差異性，但是針對企業的設備管理系統存在一定的共性。對設備管理系統進行需求分析，是企業設備管理系統解決方案形成的重要因素。
設備管理系統是企業內部的設備信息管理系統,是連接企業內部各生產部門的橋梁與紐帶,起著關鍵作用，由于許多企業設備自動化管理水平較低，大多數設備管理辦法是設備的采購進來以后，將設備的基本情況和相關信息登記存檔，然后作為檔案保存。檔案后期維護更新較少，如設備修改、刪除情況、設備的當前運行狀態等信息本不會呈現在管理工作人員面前，由于散亂、復雜、查找和整理不便，即設備跟蹤信息不能及時體現在設備的檔案上。某些企業采用專門人工整點，對設備的跟蹤信息即使能記錄在案，但無形中增加了繁重的手工勞動，整個設備管理水平還是較低。
乾元坤和設備管理系統解決了傳統企業設備管理中的現有問題，通過數字化形式，實現了企業設備管理的效率和設備可靠性，減少工作人員的勞動強度，減少辦公耗材，提高現代化管理水平。同時針對企業面對市場競爭的巨大壓力，設備管理系統會智能化的實現企業的資源利用，為企業節省成本，這為企業如何配置有限資源，利用先進計算機技術不斷開發出操作簡便、界面友好、靈活、實用、安全，更具時效性的設備管理系統有著更高的要求。
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