成本管理系統(tǒng)解決方案
系統(tǒng)目標
項目成本管理系統(tǒng)的實施主要是為了實現(xiàn)可見，可調(diào)，可控，可追蹤四個目標，從而降低項目風(fēng)險，控制項目成本，提高管理效率。
1、可見：在對項目預(yù)算進行合同分解、WBS分解的基礎(chǔ)上，制定資金計劃，使項目資金使用和安排情況，無論全局還是局部都以直觀的圖表方式呈現(xiàn)出來。
2、可調(diào)：在計劃制定后和計劃的執(zhí)行過程中，如果發(fā)現(xiàn)矛盾或者問題，可以隨時進行調(diào)整，調(diào)整的結(jié)果同樣即時可見，直到達到最優(yōu)。
3、可控：系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則和設(shè)定，在項目計劃執(zhí)行過程中，對關(guān)鍵節(jié)點，數(shù)據(jù)異常，異常操作等，即時向相關(guān)部門和人員發(fā)送通知和警報，預(yù)防問題的發(fā)生。另外，根據(jù)設(shè)定，所有過程，必須遵循相應(yīng)的規(guī)范，防止不規(guī)范的操作。
4、可追蹤：如果發(fā)生問題，系統(tǒng)可提供完整的數(shù)據(jù)供追蹤問題產(chǎn)生的過程，分析問題產(chǎn)生的原因。
成本管理系統(tǒng)的功能模塊
項目預(yù)算數(shù)據(jù)是系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。系統(tǒng)通過定義XML文件結(jié)構(gòu)來規(guī)范預(yù)算數(shù)據(jù)的內(nèi)容和數(shù)據(jù)格式。只所以采用XML，是因為其透明，通用，表達嚴謹，易于規(guī)范。
系統(tǒng)提供在線檢查工具來檢查所提供的XML文件是否符合規(guī)范。
具有權(quán)限的系統(tǒng)用戶，首先建立項目節(jié)點，輸入相應(yīng)項目信息后，即可導(dǎo)入預(yù)算數(shù)據(jù)。此預(yù)算數(shù)據(jù)是簽訂合同的項目預(yù)算。預(yù)算數(shù)據(jù)導(dǎo)入完成后，如果系統(tǒng)設(shè)定為必須審核（默認），則經(jīng)內(nèi)容創(chuàng)建者確認，進入項目預(yù)算審核流程。
2、計劃成本管理
項目預(yù)算數(shù)據(jù)導(dǎo)入之后，用戶輸入成本控制數(shù)據(jù)：人材機費用系數(shù)，主材耗量和價格，系統(tǒng)自動計算出項目計劃成本預(yù)算。在系統(tǒng)生成的計劃成本預(yù)算的基礎(chǔ)上，用戶可以根據(jù)需要進行局部調(diào)整。調(diào)整完成并確認后，則進入審核流程。審核內(nèi)容僅包含成本控制數(shù)據(jù)，調(diào)整內(nèi)容和調(diào)整后的預(yù)算結(jié)果?？梢越⒒诠こ填愋秃吞卣髦禐榈某杀究刂颇０?，供快速套用。費用系數(shù)和主材價格可以參考歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析結(jié)果。
3、WBS分解管理
WBS分解是系統(tǒng)的首要核心，是整個流程運行的基礎(chǔ)。
項目建立，導(dǎo)入了預(yù)算數(shù)據(jù)，并且通過審核之后，具有相應(yīng)權(quán)限的系統(tǒng)用戶即可開始對項目預(yù)算數(shù)據(jù)進行WBS分解。
首先，系統(tǒng)內(nèi)置了各專業(yè)的3級WBS分解模板供使用，系統(tǒng)根據(jù)項目預(yù)算數(shù)據(jù)，自動選擇相應(yīng)專業(yè)的模板，經(jīng)用戶確認，則系統(tǒng)自動進行分解。系統(tǒng)自動分解完成后，提示用戶檢查分解結(jié)果。用戶對自動分解結(jié)果進行檢查和調(diào)整，完成并確認后，第一階段分解就完成了。
然后，用戶根據(jù)合同，制定各個節(jié)點與合同的對應(yīng)關(guān)系，并輸入相關(guān)信息。在此過程中，如果某個節(jié)點需要進一步的分解，則用戶選擇此節(jié)點，并點擊分解按鈕，輸入工程量或者比例信息，系統(tǒng)自動進行分解后提示結(jié)果給用戶檢查，用戶可在系統(tǒng)自動分解的基礎(chǔ)上進行調(diào)整，用戶確認后即完成二次分解。所有分解完成后，用戶確認分解完成，則自動進入WBS（內(nèi)容）審核流程。
4、分包管理
在完成WBS分解之后，用戶可以指定項目預(yù)算中分包合同的對應(yīng)關(guān)系。
項目預(yù)算的每個節(jié)點（包含WBS分解后的節(jié)點），均可以對應(yīng)唯一一個分包合同。可以在任意層級的節(jié)點上指定分包合同，默認情況下，所有子節(jié)點均與父節(jié)點屬于同一合同。系統(tǒng)自動根據(jù)用戶操作檢查數(shù)據(jù)完整性和一致性。在所有項目節(jié)點對應(yīng)結(jié)束并確認后，系統(tǒng)自動為每個分包合同生成分包預(yù)算。
5、進度計劃管理
在項目預(yù)算數(shù)據(jù)WBS分解的基礎(chǔ)上，對工程量（進度）在時間維上進行分解，制定出項目進度計劃。
首先，輸入項目周期（起止日期），付款周期，系統(tǒng)根據(jù)項目類別和屬性，系統(tǒng)套用自動選擇或用戶指定的模板，即可生成項目進度計劃表和甘特圖。
然后，用戶可以根據(jù)實際需要，對系統(tǒng)自動生成的進度計劃進行調(diào)整。調(diào)整結(jié)束并確認后，系統(tǒng)保存項目進度計劃，并根據(jù)分包合同對應(yīng)關(guān)系，自動為每個分包合同生成分包進度計劃表和甘特圖。項目進度計劃和分包進度計劃保存到系統(tǒng)中后，即可供其他模塊調(diào)用。
6、資金計劃管理
資金計劃管理是系統(tǒng)的第二個核心。在項目進度計劃完成后，系統(tǒng)自動生成項目的資金計劃模板，用戶只需確定周期，設(shè)定保留金，付款警戒點和報警點，即可制定項目資金計劃。
資金計劃內(nèi)容創(chuàng)建后，經(jīng)創(chuàng)建者確認，即進入審核流程。系統(tǒng)根據(jù)項目資金計劃，自動生成分包合同的資金計劃。資金計劃審核完成之后，即可打印資金計劃表，并可設(shè)定時間區(qū)間打印。資金計劃表有累積表和單列表兩種形式可供選擇。并且，每項內(nèi)容均可查看基于分包合同的明細。系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定，定時（默認按月）自動發(fā)送資金計劃表給相應(yīng)管理人員。系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定的保留金，警戒點和報警點，在即將或者已經(jīng)到達是向相關(guān)人員和管理者發(fā)送通知，預(yù)警消息或者報警。
7、合同管理
合同管理主要管理：收入合同（主合同、從合同、增量合同等），支持合同（分包合同，采購合同，租賃合同等）。
合同管理模塊以項目關(guān)聯(lián)關(guān)系為中心，建立項目預(yù)算，進度計劃，資金計劃與合同之間的相互對應(yīng)關(guān)系，在此基礎(chǔ)上，實現(xiàn)合同生命周期管理。通過合同管理模塊可以查詢到合同細化到WBS分解節(jié)點的項目預(yù)算，進度計劃，資金計劃等以及在此基礎(chǔ)上的材料匯總，費用等詳細信息。反之，也可以查詢節(jié)點分解到各個分包合同的數(shù)據(jù)明細。
除了項目關(guān)聯(lián)關(guān)系之外，合同管理還管理合同相關(guān)信息（機構(gòu)，責(zé)任人/負責(zé)人等）和合同資料管理。其中合同資料管理合同本身以及相關(guān)的電子文檔內(nèi)容，可以由其他系統(tǒng)提供接口，本系統(tǒng)調(diào)用其接口進行獲取。
另外，合同管理也建立了用戶和相關(guān)數(shù)據(jù)節(jié)點的對應(yīng)關(guān)系，用戶只能查看項目中特定的節(jié)點和內(nèi)容。
8、成本管理系統(tǒng)
項目進度主要是以工程量的方式進行反應(yīng)的。用戶通過填報工程量來提交進度。 首先，用戶通過指定通道填報工程量，系統(tǒng)檢查工程量約束條件：
如果不滿足約束條件，則不允許用戶提交；如果滿足約束條件，但需觸發(fā)特殊約定，則提示用戶確認是否同意約定。如果滿足約束條件或者用戶已確認同意特殊約定，則用戶可以提交工程量。系統(tǒng)自動進入工程量審核流程。審核成功后，系統(tǒng)自動提交工程量信息到資金管理模塊。
進度（工程量）填報提供兩種模式：在線遠程填報和使用填報工具填報后發(fā)送文件兩種方式。其中在線填報可采用手機應(yīng)用的方式提供，方便用戶使用。
9、進度抽查管理
根據(jù)系統(tǒng)設(shè)定，系統(tǒng)按照項目進度隨機抽取，確定醒目進度檢查節(jié)點和時間，并通知相關(guān)責(zé)任人進行處理；
進度檢查結(jié)果進入系統(tǒng)后，系統(tǒng)將其與進度填報結(jié)果進行分析對比，如果沒有觸發(fā)異常，則更新檢查記錄，提交檢查報告給相應(yīng)管理人員。
如果觸發(fā)了異常，則按照異常處理流程進行處理，并通知相應(yīng)責(zé)任人，處理完成后更新檢查記錄，提交報告給相應(yīng)管理人員。
10、資金管理
進度(工程量)通過審核之后，系統(tǒng)自動提交工程量數(shù)據(jù)到資金管理模塊。資金管理模塊根據(jù)工程量，計算相應(yīng)應(yīng)收和應(yīng)付資金數(shù)據(jù)。
然后，資金管理模塊檢查項目的資金計劃的已有數(shù)據(jù)以及設(shè)定的警戒點和報警點等信息。如果沒有觸發(fā)任何異常條件，則進入資金審核流程。
如果觸發(fā)了異常條件，則向相關(guān)責(zé)任人和管理人員發(fā)送預(yù)警或報警信息，等待管理人員確認是否允許進入資金審核流程。審核結(jié)束后，審核過程及結(jié)果均進入項目日志記錄，生成應(yīng)收和應(yīng)付資金記錄。 系統(tǒng)外資金處理（收款或付款）完成后，用戶更新資金記錄狀態(tài)，系統(tǒng)自動更新相應(yīng)項目數(shù)據(jù)（實際成本）。
11、材料管理
材料管理主要對象是主材。
材料基本信息包含材料類目和材料，材料類目由手工整理錄入，材料可手工錄入，也可從項目預(yù)算數(shù)據(jù)中提取。材料耗量信息從歷史項目數(shù)據(jù)中按工作內(nèi)容，項目特征等進行統(tǒng)計，經(jīng)專業(yè)人員確認后作為參考耗量。材料價格信息從歷史項目數(shù)據(jù)中按時間進行統(tǒng)計，并按照一定計算公式計算，經(jīng)專業(yè)人員確認后作為參考價格。用戶在制作項目計劃時，可直接通過選用材料庫中已有的材料替換合同預(yù)算中的材料，即計劃成本預(yù)算中采用材料庫中的材料。
12、材料庫存管理
材料庫存管理主要處理材料入庫，材料出庫，實時庫存查詢，材料采購量調(diào)整等。 材料入庫時，材料庫管理人員逐項確認材料采購清單中的材料及其數(shù)量，然后提交入庫確認。系統(tǒng)自動生成材料入庫清單表，再次由材料管理人員確認后，生成材料入庫就記錄，更新材料庫存信息。采購清單中已確認入庫的材料自動設(shè)置為入庫狀態(tài)，未確認的材料狀態(tài)不變。
材料出庫時，材料管理人員登入系統(tǒng)，確定材料領(lǐng)用請求已審核通過后，根據(jù)材料領(lǐng)用單的材料及其數(shù)量組織出庫材料。材料領(lǐng)用人通過材料庫終端登入系統(tǒng)，確認材料領(lǐng)用。系統(tǒng)自動生成材料領(lǐng)用記錄，更新材料庫存信息，更新項目材料價格和實際成本等數(shù)據(jù)。
材料采購時，在操作人員提交采購清單后，系統(tǒng)自動提示各項材料的庫存信息，并根據(jù)系統(tǒng)對采購清單進行調(diào)整，調(diào)整后的采購清單經(jīng)用戶確認或修改后確認，進入材料采購審核流程。
13、材料采購管理
系統(tǒng)統(tǒng)計指定階段的需要采購材料量及其明細，生成采購清單。
用戶可以對采購清單進行調(diào)整，調(diào)整后系統(tǒng)自動檢查約束條件，不滿足約束條件則不允許制定采購計劃。
采購計劃通過后，材料采購管理根據(jù)系統(tǒng)中材料采購的歷史數(shù)據(jù)，提供材料價格參考信息如：材料平均價，材料價格趨勢等信息。
材料采購?fù)瓿刹⒋_認入庫后，系統(tǒng)更新相應(yīng)項目預(yù)算數(shù)據(jù)和材料庫存信息。
14、材料領(lǐng)用管理
用戶在系統(tǒng)中材料領(lǐng)用，系統(tǒng)根據(jù)項目的進度信息生成領(lǐng)用材料清單。
用戶可以調(diào)整材料領(lǐng)用清單，在材料量超出計劃量時，若已設(shè)置超量處理方式，則提示用戶材料超量，并要求用戶確認處理方式。若未設(shè)置超量處理方式，則提示用戶超量信息，不允許發(fā)起材料領(lǐng)用請求。
材料領(lǐng)用請求通過后，系統(tǒng)記錄請求，此時庫房即可收到通知。材料出庫時，庫房提交出庫信息，并經(jīng)材料領(lǐng)用人確認即完成材料領(lǐng)用。完成材料領(lǐng)用后，系統(tǒng)自動更新相應(yīng)的成本和費用信息。
15、實際成本管理
項目計劃制定后，系統(tǒng)自動生成計劃成本預(yù)算的副本，作為實際成本的基礎(chǔ)。
項目運轉(zhuǎn)過程中，所有數(shù)據(jù)均自動更新實際成本預(yù)算，并根據(jù)工程量調(diào)整合同預(yù)算和計劃成本預(yù)算，實時以圖表的形式反映三者的差異。
16、項目變更管理
項目實施過程中，變更是不可避免的，因此，系統(tǒng)內(nèi)置多個變更處理流程，在變更發(fā)生時，系統(tǒng)自動生成變更數(shù)據(jù)報告，經(jīng)如果調(diào)整和確認后進入系統(tǒng)，動態(tài)更新所有涉及環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)。然后回饋到成本控制過程中去。
系統(tǒng)自動向項目變更影響到的數(shù)據(jù)的相關(guān)機構(gòu)和責(zé)任人推送變更信息。
項目變更主要指：項目范圍變更，項目進度變更，費用預(yù)算變更，項目合同變更和項目人力資源的變更。
17、審核流程管理
系統(tǒng)包含兩個主要審核流程：內(nèi)容審核流程和資金審核流程。
18、內(nèi)容審核流程
項目數(shù)據(jù)導(dǎo)入，WBS分解，分包管理，進度計劃，資金計劃的成果，必須經(jīng)過審核流程，才能正式提交到系統(tǒng)中去，其他有權(quán)限的用戶才能看到相應(yīng)數(shù)據(jù)，在審核完成之前，只有內(nèi)容創(chuàng)建者自己可以查看。
內(nèi)容一旦進入審核流程，創(chuàng)建者則不能此內(nèi)容進行修改。除非取消審核流程，修改后重新提交進行審核。
19、工程量/進度/資金審核流程
由分包機構(gòu)所報送的工程量和進度，以及將要支付的資金在提交之后即自動進入相應(yīng)的審核流程，審核流程完成之后，才觸發(fā)后續(xù)相應(yīng)處理，正式成為系統(tǒng)數(shù)據(jù)記錄。
審核流程進行的各個階段，系統(tǒng)均會自動給相關(guān)人員發(fā)送通知消息，消息包含內(nèi)容有：需要審核內(nèi)容的名稱，審核內(nèi)容的鏈接，完成審核的時限。如果審核時限將至而內(nèi)容還沒有進行審核，則向相關(guān)利益相關(guān)人員和管理人員發(fā)送警告消息。
審核過程及其結(jié)果均會在項目日志中詳細記錄。審核流程根據(jù)審核內(nèi)容或業(yè)務(wù)的不同而不同，并可根據(jù)實際需要進行定制。
20、審批流程管理
審批流程主要用于處理管理過程中的非標準流程。此流程與審核流程不一樣：審核流程由系統(tǒng)根據(jù)條件觸發(fā)，而審批流程由系統(tǒng)用戶主動提交，并需提交額外的說明以及相關(guān)資料（根據(jù)流程定義）之后發(fā)起。
審批流程發(fā)起之后，其后續(xù)處理則與審核系統(tǒng)類似，由系統(tǒng)安裝流程向相關(guān)人員發(fā)送通知消息來完成該流程。審批過程及其結(jié)果均會在項目日志中詳細記錄。
21、系統(tǒng)消息管理
依賴于系統(tǒng)內(nèi)置的通訊模塊，系統(tǒng)在運轉(zhuǎn)工程中，按照設(shè)定條件，向利益相關(guān)人以及管理人員發(fā)送消息。按照緊迫程度，分為消息，通知，預(yù)警，報警。
消息：告知用戶相關(guān)項目的運轉(zhuǎn)情況，用戶無需進行任何處理。
通知：項目運轉(zhuǎn)過程中需用戶干預(yù)，提醒用戶及時處理。
預(yù)警：項目運轉(zhuǎn)過程中觸發(fā)了預(yù)警條件，需要用戶盡快進行檢查處理。
報警：項目運轉(zhuǎn)工程中發(fā)生異常，或者有某些非規(guī)范流程，或者觸發(fā)了報警條件，通知用戶必須馬上進行檢查處理。
22、機構(gòu)管理
機構(gòu)主要可以分為四類：客戶管理，承包商管理，供應(yīng)商管理和分支機構(gòu)管理。 機構(gòu)管理首先是可以增加，查詢，修改，刪除機構(gòu)。機構(gòu)基本信息包含機構(gòu)名稱，機構(gòu)類別，負責(zé)人，聯(lián)系人等等。
機構(gòu)模塊同時為人員基本數(shù)據(jù)提供機構(gòu)信息，并可通過機構(gòu)查詢?nèi)藛T，項目，合同等相關(guān)信息。
23、人員管理
首先，管理系統(tǒng)相關(guān)人員的系統(tǒng)賬號，基本信息，所屬結(jié)構(gòu)，所屬部門，聯(lián)系方式，可進行增加，查詢，修改，刪除等通用操作。
另外，人員系統(tǒng)為其他模塊提供人員的快速選擇，建立人員與項目，合同等的相互關(guān)聯(lián)。
24、報表管理
報表管理模塊的主要功能是提供系統(tǒng)內(nèi)各種報表和憑據(jù)的查看，下載，打印。 報表和憑據(jù)的格式由系統(tǒng)內(nèi)置，報表數(shù)據(jù)來源于用戶的選擇和設(shè)定條件的查詢結(jié)果。
報表和憑據(jù)可以在線查看和打印，還可下載 HTML或PDF，Excel格式的文件。
25、歷史數(shù)據(jù)分析
第一階段，系統(tǒng)提供比較簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，差異分析，為企業(yè)定額的制定，材料價格趨勢分析等提供參考資料。
第二階段，引入分析模型和工程指標等計算，為新項目決策，計劃制定和過程控制管理的決策提供參考資料。
26、移動終端應(yīng)用
要使系統(tǒng)更便于使用，提供移動終端應(yīng)用，方便相關(guān)責(zé)任人處理如接受系統(tǒng)通知，操作確認，填寫工程量報告等日常較大量但無需大量、復(fù)雜相關(guān)數(shù)據(jù)的工作。移動終端的主要對象為智能手機，可以同時提供各流行平臺的應(yīng)用。也可以簡化為只提供一種主要平臺的應(yīng)用。