現代物業設備設施管理的主要內容包括：設備的基礎管理、設備使用與維護管理、設備的故障管理、設備的維修管理、設備的經濟管理、設備的安全管理等。其物業設備設施管理的目標要求：保持設備完好、保障設備“安全、可靠、經濟、合理”的運行、符合環保要求、追求設備壽命周期費用的最經濟、延長設備自然壽命，實現設備資產的保值等。基于以上要求，如何更好地進行設備設施管理，建立物業設施臺帳就成了必需。
物業設施臺帳就是以建筑物為單位，從建筑物所配套的設施的70年使用壽命的目標管理出發，是從設施的使用、維護及維修直至到它的報廢處理全過程的最有價值的數據記錄，是若干年后多代技術管理人員的設施管理過程中所需求的最快、最直接、最有效的數據資料的反映。建立物業設施臺帳是為了掌握樓宇建筑配套的設備設施的種類、數量、基本性能參數和設備使用的長期運行情況及變更記錄等，便于對設備系統進行長久性專業化的管理。因此，臺帳的建立為提高物業設備設施管理工作奠定了堅實的基礎。
(一)物業設施系統的分類
為了讓物業設施臺帳建立得更規范，更科學，我們必須從基礎做起，首先對設備設施有一個系統的分類。在物業管理行業中，通常依據專業用途進行分類：供配電系統、空調系統、給排水系統、消防系統、安防監控系統、電梯系統、樓宇機電設備自動控制系統(簡稱樓宇自控系統)、通訊系統、計算機與網絡系統、音響視頻系統、土木建筑設施系統等。
(二)物業設施臺帳的格式和內容
物業設施臺帳的建立已成為樓宇設備設施管理工作的主要內容之一，臺帳是設備設施系統保養、運行管理工作和設備標掛設備卡片工作的基礎，因此物業設施臺帳的格式和內容既要規范、詳細，又要科學、準確。針對當前各單位的物業設施臺帳存在格式不一、內容凌亂的問題，我們有必要對其作出統一性。
任何事物都是個性與共性的統一體，其物業設施臺帳的格式和內容在遵循其統一性原則的基礎上肯定存在一定的差異性。即不同系統、不同專業的物業設施臺帳的格式和內容的建立也要根據不同性質進行變化，有一定的針對性。現物業管理走專業化道路，所管轄范圍較廣，其設備設施管理的著重點不同，受其特定性質的影響，其臺帳的格式和內容的建立必將存在差異，所要求應按其特定的變化，強調其針對性。
物業設施臺帳的格式和內容既要強調其統一性，又要注重其針對性，只有把兩者相結合起來，才能建立好一個規范、科學的物業設施臺帳，才能全面提升物業設施臺帳的管理水平，更好地體現物業管理的專業水平。
根據不同分類，物業設施臺帳格式包括以下內容：
1、設備的規格型號;
2、設備的名稱;
3、制造單位;
4、出廠日期及編號;
5、設備的技術規范;
6、安裝地點(部位);
7、數量;
8、特別備注等。
設備設施的檢修、系統保養、技術改造、變更等記錄要做到詳盡、準確，已便為該設備建立最有價值的原始檔案，所以物業設施臺帳具體內容至少包括5個方面：
1、檢修記錄：包括設備計劃性大小修、事故搶修的記錄，記錄形式應有檢修分析、工作記錄、結論報告等;
2、系統保養記錄：包括設備定期切換、執行系統保養項目等;
3、技術改造記錄：包括設備的技術改造、運行方式的調整;
4、變更記錄：包括設備的損壞更換、技術替換、項目增減等;
5、運行記錄：包括調試記錄、投運日期、運行狀態、運行周期、參數變化、事故記錄、缺陷登記等。
(三)物業設施資料參數的收集
物業設施臺帳的建立、記錄、管理必須堅持持之以恒，為日后設備設施管理過程中提供最有價值的原始數據，才更有效地達到設備設施管理目標。
鑒于臺帳的重要性，我們在記錄臺帳時必須對設備的各參數做到詳盡、準確。所以要求我們在物業前期介入管理過程中就盡可能地詳細去熟悉各設備系統設計技術參數、技術性能參數以及安全經濟運行的狀態參數等，做好詳細記錄并建立完善的設施前期技術資料檔案。對于隱蔽性設施，在了解其施工質量情況的同時還要求圖像存檔。在物業設施接收前，我們還要求施工單位提供各設備系統的安裝驗收階段各設施運行的有關資料。在目前，通常物管部門都存在著在建筑的建設后期或建成后才接手進行物業管理，在這種情況下，設備的有關資料是不那么完整的。所以，我們若在接管后因設備設施資料欠缺的情況下，最好的辦法就是現場設備設施(包括附屬設備)銘牌上數據記錄的抄集。總之，我們必須通過多種渠道進行設備設施資料的收集，盡能力將建立臺帳所需的有關資料、參數詳細、準確記錄在簿。
(四)物業設施臺帳填寫要求
1、臺帳的變更記錄工作必須完整性、及時性、長久性;
2、必須用鋼筆填寫，藍、黑墨水均可，書寫要工整、清晰;
3、填報數據一律用阿拉伯數字，文字說明一律用漢字;
4、大型設備按統一表格規范填寫;小型設備或小部件可另作表格記錄，但表格要規范，記錄必須要詳盡。
(五)物業設施臺帳的管理要求
1、專人管理
所管轄的建筑物所配套設施的工程部主管全面負責其設施臺帳的建立、填寫、變更記錄及管理工作;
2、物業設施臺帳的變更記錄的及時性：
當設施出現故障維修、技術改造及變更時，必須在設施對應的臺帳進行及時的變更記錄。
3、物業設施臺帳的完整性：
一套好的物業設施臺帳必須有一個完整性，對于設施平時的定期保養、維修、技術改造、變更及運行、報廢等記錄必須詳盡、完整。一臺設備出現故障，必須按照設備事故處理的表格填寫(見附表一、二、三)，做到發現問題、解決問題。記錄要形成一個閉環，按設備管理的一整套表格規范記錄。
4、進行科學的管理
在設備管理現代化的要求下，盡能力應用電子計算機信息管理系統進行對整套臺帳的管理。
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