在設備管理中，設備檔案管理好壞將直接影響設備生命周期的長短，合格的設備檔案將包含設備從規劃、設計、制造、安裝、調試、使用、維修、改造、更新至報廢的全過程的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料，通過不斷收集、整理、鑒定等工作進行設備的檔案管理與完善。文本將重點分析設備檔案管理情況。

設備檔案管理

設備檔案管理作用

很明顯，設備檔案是企業檔案的重要組成部分，也是設備管理工作的重要組成部分。設備的正常運行及維護保養是設備管理工作的基本任務，設備檔案管理工作為這一基本任務順利、經濟的實現提供了基本技術支持。同時，設備檔案資料是設備制造、使用、管理、維修的重要依據，企業必須要制定嚴格的規章制度管理設備檔案，以確保設備維修工作質量，使設備處于良好的技術狀態，提高使用和維修水平，充分發揮設備檔案資料的職能。

設備檔案管理制度

制定設備檔案管理制度旨在明確職責、闡釋設備檔案管理內容，并以此為依據進行管理，使企業在進行設備管理工作時有章可依，有章必依，管理必嚴，違者必究。具體如下所示。

1.設備檔案管理職責

(1)設備檔案資料對公司的資產管理起著至關重要的作用，對其管理的主要負責部門是公司設備動力科，主要應做好的工作是：資料來源的組織工作;歸集記錄工作;資料加工分析工作;歸檔審定工作以及資料使用過程的管理工作。

(2)設備的檔案資料應統一存放于公司檔案室。除了設備動力科可保留部分常用設備資料(主要應為復制件)，凡是需用資料的部門均應到檔案室借用。公司檔案室管理員應嚴格按公司制定的《檔案管理條例》，加強對設備檔案的管理包括資料借閱和審批手續等。

2.設備檔案管理主題釋意與說明

(1)有關設備資料是指從設備規劃、設計、制造(購置)、安裝、使用、維修改造、更新、直至報廢等全過程中形成并經整理應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料，設備管理部門負責將全公司生產設備逐臺建立設備資料袋及設備資料的管理工作。

(2)設備檔案資料應包括如下內容：制造廠的技術檢驗文件、合格證、技術說明書、裝箱單;設備安裝驗收移交書; 設備附件及工具清單;設備大、中修理施工記錄，竣工驗收單，修理檢測記錄;精度校驗及檢驗記錄;設備改裝、更新技術;設備缺陷記錄及事故報告單;設備技術狀況鑒定表;安裝基礎圖及土建圖;設備結構及易損件、主要配件圖紙;設備操作規程(包括：崗位職責、主要技術條件、操作程序、維護保養項目等);設備檢修規程(包括：檢修周期、工期、項目、質量標準及驗收規范等)以及其他資料。

(3)設備檔案資料管理的范圍包括公司內機械、電氣、動力設備及土建設施的有關圖紙說明書、技術文件、設備制造圖、備件圖冊、設備檔案袋、設備改裝圖紙、修理工具圖冊及設備維修、使用原始等。

3.設備檔案管理中資料的收集

(1)設備管理部門負責圖紙資料的收集工作，將設計通用標準、檢驗標準、設備說明書以及各種型號的設備制造圖、裝配圖，重要易損零件圖配置完整。

(2)新設備進公司，開箱應通知資料員及有關人員收集隨機帶來的圖紙資料，如果是進口設備需提請主管生產(設備)的領導組織翻譯工作。隨機說明書上的電器圖，在新設備安裝前必須復制，以指導安裝施工，原圖分級妥善保管。

(3)設備檢修與維修期間，由設備管理部門組織車間技術人員及有關人員對設備的易損件、傳動件等進行測繪，經校對后將測繪圖紙匯總成冊存檔管理。

設備管理之檔案管理

(4)隨機帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由設備管理部門組織審核校對，發現圖紙與實物不符，必須做好記錄，并在圖紙上修改。設備管理部門組織將全公司設備常用圖紙如裝配圖、傳動系統圖、電器原理圖、潤滑系統圖等，進行描曬制后供生產車間維修使用，原圖未經批準一律不外借或帶出資料室。

4.設備檔案資料的整理 所有進人資料室保管的藍圖，資料員必須經過整理、清點編號、裝訂(指藍圖)，登賬后上架妥善保管。

(1)圖紙人資料室后必須按總圖、零件、標準件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號順序整理成套，并填寫圖紙目錄和清單，詳細記明實有張數，圖面必須符合國家制圖標準，有名稱、圖號，有設計、校對、審核人簽字。

(2)底圖的保管，如所有底圖按設備類別清點、編號、記賬以保證抽曬、歸還準確無誤;底圖的修改應由設備管理部門有關負責人員簽名(蓋章)批準，注明修改日期;底圖作廢、銷毀，應由資料員提出交設備管理部門組織技術員分別核實，確定無保存價值者，列出清單，經設備管理部門負責人批準后方可銷毀。

(3)動力傳導設備技術檔案資料的保管，如動力傳導設備技術檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、，乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設布置圖;動力傳導設備檔案資料由設備管理部門組織有關技術人員按照各種電纜、管道的實際附設走向進行測繪，底圖交公司資料室作密級資料保管;檔案資料必須保持與實物或實際情況相符，根據公司管線布置變動的情況，檔案資料必須作相應的變動，修改后歸檔。

5.設備檔案資料管理的具體要求

(1)技術文件應力求齊全、完整、準確;(2)檢驗(檢測)、檢修、驗收記錄等資料由設備動力科分管人員作分類整理后交資料員作集中統一管理;(3)所有圖紙要有統一的編號;(4)圖紙上的各項技術要求標注齊全，圖紙清晰;(5)型號相同的設備，因制造廠和出廠年份不同，零件尺寸可能不同，應與實物核對，并在圖紙索引中加以注明(6)設備經改裝或改造后，圖紙應及時修改;(7)圖紙的修改應表示在底圖上，并在修改索引上注明;(8)凡原制造廠的圖紙，一律沿用原制造廠的編號(9)訂制設備、年久設備和無制造廠設備圖紙的編號，按下列辦法進行，即第一節為設備型號，第二節為部件號，第三節為零件號，每節用短橫線連接。

此外，在設備檔案管理還應該嚴格規定圖紙資料的借閱，即資料管理員認真按《圖紙資料借閱登記表》填寫名稱、圖號、張數、借閱時間、借閱期限等項。同時，借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。絕密文件資料借閱，資料管理員需報請設備管理部門負責人批準后方可借閱等。

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