數據庫系統是管理信息系統的核心，數據庫系統建立的是否合理是整個管理信息系統成功的關鍵之一。數據庫系統的主要任務是合理的組織結構方式對管理系統的數據進行效驗、存儲和查詢，數據庫系統的組織能支持建立在它基礎上的各種功能。數據庫系統存儲的信息經過加工后，得到各種輸出結果，這些結果可為領導決策提供科學依據。

二維條碼的優勢之一是可用掃描儀直接讀取內容，無需另接數據庫。但為了保證設備信息的完整性，實現設備的追蹤管理，在設備管理系統當中，還需要一個數據庫。該數據庫用于儲存設備管理中的處理結果，它們記錄于數據庫中備查，并將此作為對設備及其生產商和供應商的評價根據。

在設備管理系統的構建中，要為相關管理部門分配二維條碼的作業數據庫管理終端。設備管理人員運用專門的條碼識別設備，采集現場信息，并通過專門網絡與控制中心實現信息互通。

數據庫中保存兩類信息，一類是直接記錄的數據，設備編號、設備名稱、設備型號、購買價格、采購人員等信息，可直接顯示在貼于設備上的條碼中，一目了然，即便在數據庫或網絡出現故障時仍不影響正常巡檢和使用；另一類是使用部門、設備責任歸屬、設備維修記錄、歷次巡檢時間、巡檢結果等時變信息，被歸為數據庫檢索類型，通過設備上的統一標識號從中心數據庫中提取。

二維條碼基礎的設備管理系統以數據庫為基礎構建管理信息系統，以條碼作為產品的信息載體，實現了各級管理人員從設備的采購入庫到設備的報銷整個過程中的檔案管理。

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