采購管理系統是現代企業在進行采購業務管理時所采用的有效工具，從本質上講，是對采購物流和資金流的全部過程進行雙向管控與跟蹤，這從其核心功能模塊的設置便可以看出，即采購申請、采購訂貨、進料檢驗、倉庫收料、采購退貨、購貨發票處理、供應商管理、價格及供貨信息管理、訂單管理，以及質量檢驗管理等，以此實現用戶企業獲取獲取利潤。下面筆者對此進行闡述，希望能夠為對此有需求的朋友提供參考或幫助。

采購管理系統

采購管理系統實施背景

客觀地講，作為企業獲取利潤的重要渠道，采購環節是企業業務經營中核心環節，同時也是企業管理中薄弱環節，首先這個環節相對于企業中生產、庫存、運輸、銷售以及財務管理等環節比較容易滋生多種暗箱操作，如以權謀私、弄虛作假、舍賤求貴、收受回扣等;同時也容易造成出現積壓浪費等現象，因此，對采購全程的監控已經成企業決策管理中的重要一環，尤其是具有一定規模和發展年限的企業，更是嚴格管理采購，強化采購環節中風險控制，為后期的產品質量和經濟效益提供強有力的保證。而采購管理系統便是最佳管理武器，一款實用性強，操作簡單的企業采購管理軟件不僅可以杜絕上述問題，還可以幫助企業完善物資供應信息管理。

采購管理系統實施流程設置

雖然市面上采購管理軟件種類很多，如國外的Oracle采購管理軟件、SAP采購管理平臺以及國內的用友U8采購管理系統、乾元坤和采購管理系統以及智邦國際采購管理系統等，但是從企業采購管理需求上看，系統的流程基本上相似，無外乎六大步驟，即采購方案的制定(確切地說是需要對外采購、采購什么、何時采購、采購多少)、采購計劃的編制(即采購標的的質量和數量、采購方式、采購事件、潛在的賣方、主要合同條款等)、招標詢價(獲取賣方對采購需求的應答，如：報價書、投標文件等)、供應方的選擇(按照既定的評價標準從報價(投標)的單位中選擇一個或多個作為所需采購標的的供應來源，并簽訂合同。)、合同管理(簽訂合同履行，確保合法權利得到保障)以及采購的收尾工作(即督促落實采購結算、交接、索賠、保險、質保等采購合同終止事宜)。

從上述步驟中，我們可以清楚看到采購管理軟件主要是根據企業實際采購需求和流程，進行優化為具備自身企業個性的信息化采購管理軟件。這個過程要遵循相關制度，即供應商管理制度和采購管理制度，前者主要包含供應商的開發、調查、考核與管理等;后者則主要是企業采購幾乎與預算管理、流程方法管理、價格與談判管理、檢驗與品質管理以及后期的合同、委外加工、結算、成本控制與績效等多方面的管理工作，總之，采購管理系統是一個高度信息化、規范化的企業管理軟件。

采購管理軟件模塊式樣

采購管理系統主要功能業務

1.多途徑采購功能

客觀地講，采購業務的需求來源有多種，有計劃部門的主生產計劃、物料投放需求計劃，以及庫存缺貨而生成的需求;有為滿足以銷定購的工商業一體化業務需求;有根據長期購貨合同確定的定期購貨需求;有零星的購貨需求等。采購管理系統提供根據計劃、銷售、倉庫及采購自身需要等多途徑采購功能。

2.訂單管理

訂單管理主要記錄、跟蹤和控制訂單執行的情況，包括針對采購合同的執行，控制購貨價格、折扣及數量。隨時跟蹤訂單完成情況，控制訂單的執行;根據實際補貨情況追加執行訂單，通過比較訂單執行差異，以及通過業務和分析報表反映訂單執行情況等。如果企業有集團內部的購銷業務，還要包括集團內部購貨或調撥訂單的執行情況。

3.發票管理

采購發票具有業務和財務雙重性質，發票的業務處理和控制是企業采購業務中的一個重要環節。采購發票與全部業務單據都有聯系，與其與采購合同、付款單及預付單據聯系緊密。采購管理系統提供增值稅專用發票和普通發票管理，并與應付款系統實現發票共享。

4.購貨質檢管理

工業系統提供比較全面的質量檢驗管理，包括購貨檢驗、完工檢驗和庫存抽檢3種質量檢驗業務。在采購管理系統中，為非免檢貨物提供檢倉和送貨流程。并根據檢驗結果確認入庫貨物，同時提供相關的業務查詢報表。

5.供應商供貨管理

供應商供貨信息管理以購貨價格為中心，完善地記錄、控制并管理供應商的供貨業務資料，包括對不同供應商、不同物料、不同數量段、不同幣別的價格和折扣信息的詳細記錄，以及業務傳遞、自動更新及數據分析。

6.集團內部采購業務

在采購管理系統中，針對集團內部采購業務(包括工業企業和商業企業之間)，可以通過兩個方向的數據傳遞和兩種分銷業務的處理來實現。

7.業務流程設計

業務流程設計是按企業業務規范設計業務流程工具，是實現用戶業務處理自定義的必要基礎之一。在工業系統中實現系統自定義，即在系統設置的所有業務單據關聯的路徑中，用戶可選擇一條、多條或全部。系統將根據用戶的設置進行相關控制，保證企業獨特業務流程的需要。

8.業務資料聯查

單據關聯(包括上拉式和下推式關聯)是工業供應鏈業務流程的基礎，而單據聯查即查看業務流程中的單據關系。采購管理系統中提供了單據、憑證、賬薄和報表的全面關聯及動態連續查詢功能。

9.多級審核管理

多級審核管理是對多級審核、審核人、審核權限和審核效果等授權的工作平臺，是處理業務單據時采用多角度、多級別和順序審核管理方法。它體現了工作流管理的思路，屬于ERP系統用戶權限性質的基本管理。

10.代管和發運業務管理

代管和發運業務管理為代管物料專門代管倉，提供代管物料收、發和存的業務處理，并提供相關報表供用戶查詢和監控。此外，采購管理系統還專門管理貨物發運業務。

11.物料對應管理

物料對應管理通過物料對應表來實現物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業的重要業務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統中，分別提供供應商和客戶對應物料的代碼、名稱表。在單據和報表中，直接調用相應代碼、名稱，可供查詢和顯示，滿足用戶的對應業務需求。

12.系統參數設置

系統參數設置初始設置業務操作的基本業務信息和操作規則，包括系統設置、單據編碼規則、打印設置、單據類型及各系統選項等，幫助用戶把握業務操作規范和運行控制。同時，采購管理系統將ERP系統所有業務基礎資料和必要的管理輔助資料匯總，然后統一管理和維護。

13.報表查詢

該功能包括查詢并使用采購業務報表、采購分析報表、萬能報表和查詢分析工具。采購業務報表是針對用戶已經實現的業務處理，將所取得得業務成果進行篩選和分析，以綜合反映企業采購業務的信息;采購分析報表分析采購流程中各項主要業務的處理結果和運作情況;萬能報表和查詢分析工具是一種自定義形式的報表，是方便用戶根據自身查詢分析需要制作自定義業務和分析報表的工具。

乾元坤和科技采購管理系統的特點

作為專業的企業管理軟件開發機構，乾元坤和科技主要采取定制開發服務模式，整個系統采用高端的JAVA技術語言，根據企業個性化采購需求進行系統開發，主要致力于企業采購和庫存管理，其特點顯著，如自動形成采購訂單、到期物料自動提醒、自動形成采購計劃執行進度表、采購月度、年度報表、采購及時率;便捷地調整采購計劃以及自動對供應商進行考核等，簡言之，乾元坤和采購管理系統流程靈活，具備強大的自定義功能，完全實現采購全過程信息流、物流與資金流的全自動管理，而且系統價格低廉，是用戶采購管理工具中的首選。

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