類別：OA系統訪問量：3096編輯：liuyan 日期：2024-11-01 20:58:00
OA選擇誤區
在選擇OA產品時單純以軟件產品的案例作為軟件采購的標準，甚至唯一標準。然而這對于IT技術日新月異變化的軟件來說，這個標準往往讓你選到的恰恰是過時的產品，甚至于即將被淘汰的產品。一個最有說服力的例子就是，3年之前出的筆記本電腦或電視機的案例肯定比新推出的筆記本電腦或電視機的案例多得多。可是3年之前的電腦、電視機還有人要嗎?同樣，在移動OA領域，技術的進步更是日新月異，智能機和3G的引入就是之前才出現的，顯然基于非智能機和非3G環境的設計在技術的先進性上已經落后但是案例必然比前者多。此外，前幾年的第一代的移動OA采用的是短信技術，第二代移動OA采用的WAP技術，這種技術已經被淘汰，它們的案例也一定比剛剛發展起來的采用Web Service技術的第三代移動OA多的多，但是這種技術還有人使用嗎？在技術的進步以指數級增長的今天，一味地追求案例多，只會選擇到一個技術上即將被淘汰的產品。因此選用軟件第三條準則就是：絕對不要以案例多作為選擇軟件的唯一標準 。
選型陷阱
CIO通常是協同OA項目的負責人，中國協同OA應用發展史可謂“成也CIO敗也CIO”。在組織賦予CIO肩負起協同OA項目選型和建設職責的同時，不少CIO卻也還滿懷激情地沖向了陷阱。
缺乏長期規劃
CIO一般有當前的項目規劃，而無長期戰略規劃，為項目的早夭埋下了伏筆。
需求貪大求全
如果你堅信自己采集的需求是一種客觀的需求，是必須被100%滿足的需求，你就離失敗不遠了。那么，如何認識自己的需求?
首先，絕大多數的協同OA需求都是發問卷給相關人采集匯總而得來的，以這樣的形式采集匯總的需求造就了中國過去近20年幾乎所有的協同OA都走項目化；
其次，看著別人的協同OA產品還湊合拿來就用。如果你也是這樣整理需求的，那簡直就是自殺，這種看上去合乎邏輯的需求成型方式里面卻埋藏著失敗的種子；
再次，世上沒有一套現成的軟件能夠100%地滿足。依據企業各部門甚至個人的需求開發出來的協同OA軟件，可能功能看上去非常豐富，但實際上卻形成了一個個以部門為中心的應用孤島，最后大家用起來一頭霧水。
所以，如果我們要以整個組織高效協同為目標，那么,把我們協同在一起的功能軟件才是企業真實所需；
最后，企業CIO要提醒大家放下本位主義，先找到一個組織共性的需求，然后才是關鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。我們先后研究了中國數十家協同OA廠商，如金和、九思軟件、泛薇等，仔細評估了超過200種常見協同OA的功能菜單，最后找到了那個共性的需求，這就是“協同”。目前來看，九思軟件協同工作方面做得不錯。因此，選型的時候一定要看這個協同OA產品是否有這樣的一個功能能夠滿足這個共性需求！
實施急功近利
如果你認為做軟件只要會編程就能做，那你可就大錯特錯了!寫程序是鄰居家的高中男孩就能干的事情。
軟件是包含責任關系的商品，需要復雜的支撐體系。軟件業已經發展到工程學的水平，擁有嚴格的環節分工和檢驗標準。
從需求開始，有專業的人員進行需求的采集、提煉、評估，形成應用的“概念設計”；經過評審后，技術高手會充分考慮諸多因素后提出“構架設計”，評審后才會到開發部形成“應用設計”，評審后才會有“代碼開發”，然后是“功能測試”，最后才能交給你。這期間，所有的環節都應該是最優秀的人力資源在保障質量，所以你千萬不要指望找到一個非常廉價還百依百順的供應商，根據你的指令快速而完美地幫你達成目標。
追求新技術
對新技術的片面性追求常常導致項目成為了項目負責人(特別是CIO)自娛自樂的畸形產物。探索的精神無可厚非，但是畢竟嘗試性的技術探索對于組織應用所期望的穩定性、實用性而言是高風險和高成本的。
技術先進性的價值不在于先進本身，而在于先進對擴展性、性能、安全性、集成性、易用性。
以高端廠商面目出現的九思軟件,無論是協同OA系統的易用性或協同OA系統擴展功能上面具有顯著的成效。作為“集團化協同辦公系統最佳產品獎”獲得者的九思軟件，其iThink協同管理軟件提供一個可靈活擴展的框架結構，部署了大量構件、采用JAVA語言編寫、以多維門戶形式展現，系統支持各種部署模式、各種操作系統、各種數據庫和中間件，并具備完備的配置體系、接口體系和插件體系。由于J2EE的開放性，iThink支持各種服務器、操作系統、數據庫、中間件和應用軟件。
我們相信CIO對于協同OA軟件的評估側重應用和技術是理性的，但我們也同時注意到，CIO對于推動組織建立新型工作行為模式的艱巨性和挑戰性的重視程度不夠，常在對未來技術應用發展趨勢的無限可能性的冥思苦想中忽略了組織與協調成本，導致系統實施成為踏入泥潭的第一步。
實施缺乏導向
實施被不少CIO理解為軟件開放、安裝調試、培訓、測試、上線這一類的事務，但我們認為這不是實施，至少實施的目標錯了，不是結束一個軟件的部署過程，而是在這個過程中達成管理提升的目的。如果前面所說的工作是必需的過程，那么達成管理目標才是實施的結果。遺憾的是，極少有CIO在實施計劃中明確地提出管理提升目標，最高的層次也就是具體枝節需求的滿足。最理想的結果也就是安裝了一套對大家沒有價值感受的軟件!
OA三個應用層次
OA系統、信息管理級OA系統和決策支持級OA系統是廣義的或完整的OA系統構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯系可以由程序模塊的調用和計算機數據網絡通信手段做出。一體化的OA系統的含義是利用現代化的計算機網絡通信系統把三個層次的OA系統集成一個完整的OA系統，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復輸入信息的環節，以期提高整個辦公系統的效率。
一體化、網絡化的OA系統的優點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。
第一個層次
OA（辦公自動化）技術分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數據庫等輔助工具的應用，一般稱之為事務型辦公自動化系統。辦公事務OA中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統計、報表處理、個人數據庫等。這些常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包，包內的不同應用程序之間可以互相調用或共享數據，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其利用價值。此外，在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統，如電子出版系統、電子文檔管理系統、智能化的中文檢索系統（如全文檢索系統）、光學漢字識別系統、漢語語音識別系統等。在公用服務業、公司等經營業務方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統，柜臺或窗口系統，銀行業的儲蓄業務系統等。事務型或業務型的OA系統其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質量，適應人們的辦公習慣，要提供良好的辦公操作環境。
第二個層次
信息管理型OA系統是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統，是把事務型（或業務型）辦公系統和綜合信息（數據庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統。綜合數據庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息；一些公用服務事業單位的綜合數據庫包括和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業單位的綜合數據庫包括工商法規、經營計劃、市場動態、供銷業務、庫存統計、用戶信息等。作為一個現代化的政府機關或企、事業單位，為了優化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數據庫。這個數據庫建立在事務級OA系統基礎之上，構成信息管理型的OA系統。
第三個層次
決策支持型OA系統是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統的基礎上。它使用由綜合數據庫系統所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術、計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：
⑴集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。
⑵智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。
⑶多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。
⑷運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。 這個層次包括信息管理型OA系統和決策型OA系統。例子 事務級OA系統稱之為普通辦公自動化系統，而信息管理級OA系統和決策支持級OA系統稱之為高級辦公自動化系統。例如，市政府辦公機構，實質上經常定期或不定期的收集各區、縣政府和其它機構報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關領導者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領導者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應當注意到，領導在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關的資料，參照研究，才能決策，所以相關的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。
OA選型失敗的原因 在選擇OA產品時單純以軟件產品的案例作為軟件采購的標準，甚至唯一標準。然而這對于IT技術日新月異變化的軟件來說，這個標準往往讓你選到的恰恰是過時的產品，甚至于即將被淘汰的產品。一個最有說服力的例子就是，3年之前出的筆記本電腦或電視機的案例肯定比新推出的筆記本電腦或電視機的案例多得多。可是3年之前的電腦、電視機還有人要嗎?同樣，在移動OA領域，技術的進步更是日新月異，智能機和3G的引入就是之前才出現的，顯然基于非智能機和非3G環境的設計在技術的先進性上已經落后但是案例必然比前者多。此外，前幾年的第一代的移動OA采用的是短信技術，第二代移動OA采用的WAP技術，這種技術已經被淘汰，它們的案例也一定比剛剛發展起來的采用Web Service技術的第三代移動OA多的多，但是這種技術還有人使用嗎？在技術的進步以指數級增長的今天，一味地追求案例多，只會選擇到一個技術上即將被淘汰的產品。因此選用軟件第三條準則就是：絕對不要以案例多作為選擇軟件的唯一標準 。
OA行業，有句名言，成也蕭何，敗也蕭何，多少CIO折戟OA系統的建設！
這句話的意思是，因為OA系統是全員信息化的第一臺階，所以如果失敗了，上到老板，下到普通員工，都會知道此事誰誰牽頭做的！因此，對CIO或者信息主管的職業前程影響很大。
筆者在OA行業潛心研究過十余年，十余年來，筆者見證了OA行業的起落沉浮、技術的變遷、品牌的更迭，同時也耳聞目睹、道聽途說了很多客戶成為OA建設的失敗案例。總體而言，選擇有競爭力的產品，是減少選型風險的重要因素，例如協達OA在自主實施以及由用友、金蝶實施的項目中，失敗概率極低，金蝶實施的萬杰、用友實施的汕頭公交、協達自主實施的百聯，以及由國外信息服務商INFO實施的客拉電子等，都成為在各自領域和地區的信息化樣板。當然，不幸的家庭各有各的不幸，為幫助更多的CIO、信息主管少走彎路，即日起，本文將以窮舉、維基和分篇的方式，與大家分析一下OA系統成為豆腐渣工程的各種原因。
吃人嘴軟、拿人手短
與很多樓脆脆、橋塌塌之類的爛尾工程一樣，如果決策者或者有影響力的個人，在項目中摻雜了太多的個人利益，其結果會是不但選錯了產品和供應商，而且實施過程中吃人嘴軟、拿人手短，無法以單位利益最大化為目標，爭取資源、控制風險，最終會導致OA系統項目的失敗！
指鹿為馬、選馬成驢
部分客戶因為缺少信息化的經驗，無法清晰的區分OA、PM、KM、ERP等不同管理軟件的定位，因此在選型過程中，經常會出現讓OA公司開發業務系統、讓業務軟件廠商開發OA模塊、甚至是拿個即時通訊工具當成OA的全部的現象，這種定位上的錯誤，導致的結果是原本計劃是買匹寶馬，最終卻牽回了一頭驢子！
崇洋媚外、盲從品牌
選錯OA供應商，往往是失敗的頭等殺手，如同婚姻一樣，女怕嫁錯郎、男怕選錯行。在選擇嫁入豪門之前，先想清楚自己到底需要什么？按照經濟學理論，越是價格昂貴、技術復雜的商品，在決策中，品牌的參考價值越少！正確的婚姻觀是，選擇愛你的人，而不是你愛的人。
請記住：登記只是婚姻的開始，嫁入豪門的話，除了你付出對等的銀子外，請你確認在后續服務中可以忍受得住寂寞！
路線錯了、南轅北轍
OA技術路線的正確選擇，對實施成功和系統的生命周期，起決定性作用。
歷經二十年的變遷，OA技術路線，從Domino、Php、.Net一路走，當今JAVA語言、J2EE已經成為高端產品的首選路線，原因是JAVA具有很好的開放性、兼容性、跨平臺性、擴展性等。九思軟件、東軟、用友等很多公司都以JAVA作為主要武器，攻城略地開發產品。
很多選錯路線的OA公司，近幾年紛紛開始啟動JAVA產品線，也驗證了這一點。
自身混亂、上了白上
在實際的應用案例中，很多企業自身的流程規劃并不清楚，但管理者非常希望上OA，或者說某個職能人員非常想上，與是便上了。實際實施才發現，原來企業自己都不知道應該怎么做。最后還是不了了之。
OA選型
結合十幾年來服務成千上萬的客戶的經驗，提出了在OA選型時需要關注的五點：
關注OA的本質
選型小組的負責人要深刻認識到OA軟件是全員信息化，其本質是全員工作模式和企業管理模式的一次變革，在選型過程中，可能涉及到較多的部門，在未來的應用推廣過程中，一定是一把手工程，因此要基于全員去安排需求調研、產品選型、應用推廣和集成整合等工作安排和工作節奏。[4]
OA的本質是流程與知識、門戶管理，其中流程是其核心本質。而OA項目的成敗本質與其他管理軟件一樣，都在于產品，再好的品牌和顧問，如果產品缺乏競爭力，實施的效果也大打折扣。這也是用友、金蝶由自主研發OA，轉而代理銷售和實施協達OA產品的原因。
關注核心價值
OA軟件的應用范疇涉及到所有知識性員工，是全員信息化的第一臺階。既然是全員應用，提高全員的工作效率而不是某個部門、某個領導、某個人的效率，成為OA軟件的核心價值定位，如果以通用性和經常性兩個緯度對OA軟件的功能進行篩選的話，OA軟件的核心應用是：流程審批、協同工作、公文管理（國企和政府機關）、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計劃管理、項目管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統集成、門戶定制、通訊錄、工作便簽、問卷調查、常用工具（計算機、萬年歷等）。如果以給企業帶來價值大小的緯度對所有功能模塊評估的話，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模塊、協同工作模塊、項目管理模塊為企業帶來的了80%的價值，而其余的模塊帶來20%的價值。
因此抓大放小，重點考察工作流程、協同工作、項目管理的技術水準，成為產品選型的不二選擇。工作流的強大、便捷與否，成為決定其產品價值的關鍵，協達正是把握了工作流這一核心，并早在05年就倡導工作流應用、推出我國第一套流程型協同軟件，才使協達一直保持產品競爭力第一的優勢，并成為用友、金蝶、INFO等知名管理軟件服務商選擇代理的OA產品。
關注廠商態度
OA軟件是涉及到全員使用的管理軟件，因此采購OA軟件與采購財務軟件、硬件設備不同，不是簡單的、一次性的買賣交易，而是持續一年甚至多年的管理變革、咨詢和人工服務，在這個過程中，需要持續不斷的與廠商互動，來解決實施、應用、推廣過程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調整、軟件集成等等問題。
在持續出現的、紛繁復雜的問題面前，客戶如果面對的只是一個普通銷售人員或者普通實施人員，是無法調動整個組織進行資源協調和支持的，因此選擇產品的同時，也要重點考察OA廠商的態度，判斷他們是否重視你，選擇一個愛你的人，遠比選擇一個你愛的人重要。
而管理軟件領域內，眾所周知的潛規則是：領導只參與和出席公司認為重要的項目選型，領導的級別越好，說明對你越重視，也意味著過程中遇到問題后，資源協調到位的可能性越大。有些用友、金蝶的代理商，在銷售時不愿意推薦產品品質好、服務監管嚴的協達OA產品，而是為了追求更高利潤推薦其他的OA產品，也是應注意防犯的。例如用友、金蝶在銷售協達OA以外的產品造成項目失敗的情況非常普遍。
關注成本控制
很多客戶的CIO或者信息化負責人，在評估OA軟件的成本是，只是簡單的考慮到公司在OA軟件項目上的預算和供應商的報價，而忽視了OA軟件部署的軟硬件環境成本、軟件實施過程中參與人員的時間成本、培訓成本、將來的維護難度和服務成本、將來數據集成的開發成本、升級成本和數據遷移成本等等，因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。
當然管理軟件的選型與硬件設備的選型不同，硬件設備的選型成本占有最重要要素，而管理軟件的選型，軟件應用后的價值占有最重要要素。
關于OA軟件選型過程中的采購成本，行業內的潛規則是：去掉最便宜的，去掉最貴的，選擇綜合成本受控的廠商。選擇產品競爭力強的產品，是最有效的成本控制措施，盲目追求低成本而選擇低價產品，和盲目追求高價格以尋求心理保障，都是不可取的。
關注售后服務
OA辦公系統的服務是軟件深入、持久和穩定使用的保障。首先，軟件服務的效率和質量直接影響軟件正常穩定的運行和用戶的滿意度。其次，OA辦公系統服務的成本太高，用戶最終也難以承受。OA辦公系統的服務是一個系統的工程，做好了不僅能有力保障產品的成功應用，還能降低用戶的使用成本。
而且，OA辦公系統服務是OA廠商的軟件產品、團隊的技術實力和項目經驗、項目的管理水平等多方面的綜合因素的體現。[3]用友、金蝶是國內比較好的信息化服務商，借助其服務網絡，結合有競爭力的產品，是最佳的服務方案選擇。
一、明確研發公司實力
一款優秀的產品背后必然有一個優秀的研發公司。對于OA產品而言更是如此，優秀的產品必然產生于優秀的理念，研發圍繞著企業真實的需求和特點，能夠在產品之中突出和體現對企業的個性化滿足，并且能夠在產品銷售出去之后，仍然能夠按時按質提供售后服務，讓企業用戶使用產品后得到切實的利益保障。所以，要衡量評估研發公司的實力，一方面可以通過現場評估，通過查看公司的成功案例和研發團隊；另一方面，可以咨詢已經有OA實施經驗的企業，向他們了解相關的信息。協達是國內唯一與高校正式合作的產學研單位，借助了高校的科研力量，保持了持續的創新，具有較強的研發實力。同時結合了用友金蝶的實施服務力量，具備強大的服務實力。
二、明確產品的研發技術
對于OA產品而言，它具有自身的特性，就是技術的快速更新和伴隨企業發展而不斷需要進行的擴展和升級。眾所周知，現代競爭導致企業的發展節奏特別快，今天的管理模式與需求在明天可能已經顯得有所不足，需要進行新管理模式的革新與探索，這就帶來了新的問題，使企業有必要對原有的辦公系統進行功能擴展和系統升級。由此，企業需要在選型過程中就要考慮到研發公司的技術是否具有足夠的先進性，保證在一定的時期內不落時，在未來需要進行升級時能夠做到順利升級，不影響企業長遠的發展需求。對于中小微組織，由于技術維護基礎薄弱，選擇與自身服務器技術統一的微軟技術，是比較恰當的，協達輕量級ASP技術的產品，即定位于中小微組織。對于大型集團用戶，選擇JAVA技術和具有平臺化屬性的產品，最為恰當。
三、試用體驗產品的易用性
雖然OA產品屬于現代化程度較高，是企業管理升級和水平提升具有重要作用的辦公工具，然而對于企業內部的各級管理者和員工而言，能否讓他們快速成功掌握產品的使用，發揮辦公系統的管理效能，使之與企業各級的管理者與職工的工作做到較好地融合，是充分發揮其作用的關鍵所在。所以，要在選型過程中選擇實際試用產品，了解產品的設計細節是否具有足夠的易用性，能夠讓企業職工快速上手，具有較好的用戶體驗。
四、明確產品的性價比
OA辦公系統的引入需要企業安排專門的經費，對于一般的中小企業而言這往往需要一筆不小的費用，本著支出應當匹配相應回報的原則，在選型過程中要重視對OA產品性價比的了解。一方面，免費或者相比市場上同類其它產品價錢過低的產品不宜選擇，因為必要的售后維護和產品不斷升級使研發公司需要較大的費用投入，過低甚至免費顯然是不現實的；另一方面，對于因附帶了過多功能而導致費用太高的產品要慎重選擇，畢竟企業看重的是綜合的性價比，不需要太多不必要的功能模塊浪費資源和資金。
五、深入了解產品未來升級如何操作
企業的發展使得產品需要不斷進行更新和升級，特別是隨著企業管理規模的擴大導致原有的系統難以滿足新的需求，這時就需要對原辦公系統進行功能擴展和升級的二次開發，這種開發對于不同的產品而言操作技術不同，需要的開發周期、資金、風險都存在較大的差異。像傳統型與項目產品由于需要改動源代碼進行二次開發，使其開發周期長、風險高、費用支出大，而新型的平臺型OA辦公系統則由于開發方式靈活，借助支撐平臺技術可以在不影響原系統的情況下，獨立開發新功能模塊再加入到原系統平臺之中，使得開發周期大大縮短、費用低、風險小，可以說這種升級操作最大程度上做到了為企業考慮，提供長遠保證。
OA辦公系統遍地開花，各說各的好，各有各的理。亂花叢中如何慧眼識英雄，明辨高與低，找出最適合自己的那個“高帥富”?
