在人類邁向社會信息化的今天，如何進一步提高行政辦公效率，健全管理指揮系統，進行信息共享，提高信息的傳遞速度和質量，實現管理現代化和決策的科學性、先進性和實時性，是擺在每一個企事業(yè)單位和領導者面前的重要課題。乾元坤和為了提高辦公效率，加強管理能力，適應今后信息化社會的發(fā)展要求，將在公司內全面應用OA系統。 

1、 組織機構 

   公司內部各科室、事業(yè)單位；XX分公司；XX分公司；XX分公司；XX區(qū)分公司；XX分公司。約500個點需求。

2、系統建設目標

    適應網上辦公的業(yè)務需求，建立一套包括公文管理、協同工作流程、信息門戶、文檔與資源管理、知識管理、各種業(yè)務數據與報表管理的企業(yè)協同辦公系統。考慮到各分公司信息化的發(fā)展，系統要支持多種形式部署和整合應用。

3、系統建設原則

    本系統建設實施的原則是基于現有成熟的、有豐富應用案例的軟件產品，并能針對我公司情況進行個性化的實施與應用，并在規(guī)定的時間內完成軟件交付、項目實施培訓與上線。

系統設計要求

1、適用性

    系統應考慮現有軟硬件平臺的實際和未來發(fā)展的趨勢，使得系統具有良好的適用性。

2、先進性

    采用先進技術架構和設計方法，融合先進的管理思想，結構化程度高，靈活性、兼容性、集成性、開放性，符合技術發(fā)展趨勢，適應用戶成長需要。

3、可操作性

    系統易于上手、便于使用，只需要較少培訓既能推廣使用，系統管理工作較少，并能夠根據需求的規(guī)模分解管理任務。

4、穩(wěn)定性

    系統從底層數據庫到功能層應經過嚴格測試，軟件設計優(yōu)化，數據庫穩(wěn)定，功能順暢，沒有堵塞、丟失數據的現象，能在不同的硬件、網絡、操作系統以及操作習慣中長期平穩(wěn)運行，適合大規(guī)模用戶使用，以保證日常辦公的正常進行。

5、安全可靠性

    系統要求具備高度嚴格、靈活定義的安全機制，保證系統的信息安全，防止數據機密的泄漏。應用軟件系統設置系統安全保密機制，提供對用戶、軟件功能、數據文件的安全管理。應用軟件系統可采用數據加密機制，進行數據傳輸。針對用戶具有如UKEY等多種認證方式。

6、可配置性

   系統可配置性包括部門配置、人員角色配置、公文樣式配置、表單配置和處理流程的配置等。

7、可擴充性

    系統應具有良好的外接接口，隨著業(yè)務的不斷擴充，整個系統應能夠方便添加新的處理模塊。

8、易用性

    界面友好，結構清晰，流程合理，功能一目了然，菜單操作滿足用戶使用習慣。易理解、易學習、易使用，實現便捷操作。

9、性能要求

    要求在同時在線500用戶的情況下,OA 系統用戶用密碼登錄響應時間小于5 秒；工作流程及收發(fā)100K 明文郵件等操作響應時間小于5 秒。

    按照標準軟硬件環(huán)境下并發(fā)操作為標準，簡單操作響應時間≤5秒，復雜數據報表等操作響應≤10 秒。

10、開放性

    要求軟件在不影響功能和安全的情況下，開放數據字典、數據交換接口，開放軟件部分源代碼，提供深入的二次開發(fā)指南。用戶可以方便自行開發(fā)功能模塊，以擴展其應用。

系統技術要求

1、B/S 架構

    架構要求系統采用B/S 架構，降低系統維護與升級的成本和工作量。支持數據庫系統與WEB應用程序系統分離部署。

2、操作系統與其它應用軟件

    服務器端支持跨平臺運行，支持各種主流操作系統，如Windows 、Unix、Linux等，支持各種主流的瀏覽器，IE瀏覽器支持6.0及以上版本，OFFICE、WPS軟件支持主流的2003/2007及2010等版本。

3、即時通訊

    支持即時通訊，可以實現開機自動登陸OA，任務、消息自動提醒辦理，支持文持文件在線及離線傳送功能，支持遠程協助功能，離線文件傳送、語音、視頻會議等功能。

4、移動辦公

    支持安卓、蘋果等移動設備辦公，可在該設備上安裝客戶端工具，實現移動設備辦公，移動設備上可進行郵件收發(fā)、文件查閱、通知公告查看、工作日程安排、工作日志撰寫以及工作流審批與轉交、數據報表的查閱等功能應用。

云辦公

可根據個人情況在服務器上劃分辦公空間，做到文件、資料云存儲，避免因個人電腦癱瘓導致的數據丟失。

系統建設實現目標 

    建立共享的協同辦公平臺，實現公文處理、事務管理、個人辦公和內部電子郵件系統，實現圖形化工作流程的自定義、表單自定義，規(guī)范各項工作，提高工作效率。實現文件歸檔管理要求，使各類文件文檔能夠按權限進行保存、共享，能夠非常方便地查找和使用。實現集中數據管理，可進行各種數據報表的提取、加工與分析，并進行圖形化顯示，支持從其它系統中提取數據并在OA軟件中呈現。

    通過實現辦公自動化，可以優(yōu)化現有的管理組織機構，調整管理體制，在提供效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。

系統建設原則 

    系統實施開發(fā)在現有的、成熟的軟件產品基礎之上，結合我單位實際情況并進行應用，支持二次開發(fā)與深度定制。

    本需要描述只提出對辦公自動化系統的基本功能要求，軟件商可在此基礎上增加特色模塊。

    系統建設應遵循“系統設計要求”中所規(guī)定的原則進行建設。

系統非功能要求

1、軟件非功能性要求

1.1、軟件架構與登陸方式

1.1.1、軟件采用B/S結構，無須安裝任何客戶端軟件即可實現移動辦公；

1.1.2、軟件支持IM即時通訊工具，可實現開機自動登陸，任務自動提醒，支持文件/消息的即時傳送，支持通過IM工具實現離線文件發(fā)送、支持群組、遠程協助、語音視頻等功能；

1.1.3、支持通過手機的瀏覽器上網，實現3G上網移動辦公，手機可以辦理工作流程事務。還要求支持手機客戶端模式使用OA，支持常用的IOS系統、安卓系統。客戶端能隨著服務器端要求自動升級。

2、軟件界面

2.1、軟件有良好的操作界面，用戶可更改登陸界面。用戶可以自定義桌面，可以調整桌面模塊，快捷菜單等。

2.2、軟件應提供多套風格界面，用戶可根據自己的喜好調整工作界面，支持圖標化的風格界面。

2.3、各模塊顯示列表內容的條數可以由管理員自行定義。

2.4、支持門戶設置，不同角色、單位人員可以設置不同的門戶，以實現不同內容的呈現。

3、數據備份與恢復

3.1、軟件支持數據庫定時自動備份功能，提供一鍵式數據備份工具，方便數據備份與恢復；

3.2、軟件支持數據庫導入、導出、修復等功能，即使在服務器突然掉電或中止運行的情況下，也能確保系統數據不會受到破壞。

3.3、能定時檢測應用服務占用資源情況，在服務器資源緊張的情況下，能自動檢測并重啟相關服務，釋放資源。

4、安全性

4.1、軟件有豐富的安全加密、認證、保密措施，確保系統安全無風險運行；

4.2、用戶登陸時，支持USB加密鎖、動態(tài)密碼卡、支持Windows域用戶認證等多種安全登陸認證機制；

4.3、系統提供詳細的審計功能，審計人員能即時審計安全操作日志；

4.4、軟件支持數據加密傳輸功能；

4.5、工作流程系統支持電子印章系統（要求不限用戶數）確保數據安全，電子印章系統要取得國家相關部門的安全認證； 

4.6、支持OFFICE、WPS文檔在線編輯保留痕跡功能，支持對文檔操作保留文件級操作日志，支持保留文檔的歷史版本功能；

4.7、支持OFFICE、WPS文檔電子簽章功能，能對文檔進行加密保護。

5、易用性要求

5.1、軟件功能設計合理，易于操作使用，有電腦及軟件基礎知識的人員，無須經過專業(yè)培訓，即可快速掌握軟件操作；

5.2、軟件提供聯機幫助說明文檔，提供軟件操作的電子文檔說明書，方便用戶使用。

5.3、能根據用戶單位實際需求，在實施完成后，為用戶定制軟件操作的視頻培訓資料。

6、穩(wěn)定性與運行速度

6.1、軟件有較快的運行速度，在網絡優(yōu)良的情況下，普通主流服務器配置，500人在線同時使用，普通的功能操作響應時間控制在5秒鐘以內；

6.2、系統有很強的穩(wěn)定性，保證能支持系統長年不間斷安全運行；

7、用戶數要求

要求軟件注冊人數在1000人左右，至少支持500人的并發(fā)用戶數。

8、軟件開放性

8.1、軟件要求開放數據庫字典結構，有詳細的數據庫文件說明。

8.2、在不影響軟件安全性和版權控制的前提下，開放軟件50%以上的源代碼。開放軟件源代碼，須提供開放代碼的數量比例，開放源代碼的模塊等。

9、二次開發(fā)與系統整合

9.1、在本地有項目實施及二次開發(fā)的技術團隊，能根據我單位情況需求進行個性化二次開發(fā)；

9.2、提供二次開發(fā)的標準文檔，并提供二次開發(fā)深入培訓，方便用戶自行二次開發(fā)。

9.3、在對方系統開放數據接口并提供技術支持的情況下，支持與其它業(yè)務系統整合，實現單點登陸應用；

9.4、在對方系統開放數據接口并提供技術支持的情況下，支持從其它系統提取數據，并在OA系統模塊中呈現，同時支持這些數據進行二次加工與分析，并在移動設備（如智能手機）上呈現。

軟件功能模塊要求

1、必備基礎功能模塊

1.1、電子郵件：支持內部郵件發(fā)送，支持群發(fā)功能，能查看郵件的查閱情況，郵件支持批量上傳附件，支持內外網郵件一體化應用；

1.2、內部短信：用內部短信實現重要信息的提醒，用戶能查看、管理短信；

1.3、手機短信：支持用手機短信實現重要信息的提醒，支持手機回復至OA，可支持網關或短信貓形式的手機短信發(fā)送與提醒；

1.4、日程安排：可安排工作日程，實現定期提醒，領導可看員工的日程安排，可直接為員工安排工作日程；

1.5、工作日志：員工可以撰寫工作日志，可以設置將工作日志共享給指定人，可對工作日志進行點評；

1.6、會議管理：實現會議的申請、會議資料上傳，會議審批與會議紀要等，會議查詢等；

1.7、車輛管理：實現車輛的申請、使用與審批，可進行車輛維護登記；

1.8、信息發(fā)布：實現單位通知公告、新聞、行業(yè)動態(tài)等各種信息的發(fā)布；

1.9、文件管理：實現單位各種文檔、資料的規(guī)范管理，能嚴格區(qū)分權限；

1.10、人事檔案：單位人事檔案資料的管理、查詢、統計和分析功能。

1.11、考勤管理：實現單位人事考勤、請假、出差等數據的統計和管理；

1.12、培訓管理：實現單位內部培訓管理，最好能支持在線考試。

1.13、投票管理：實現各種類型的投票管理，支持實名或匿名投票，可自動統計投票結果。

2、重點功能模塊

2.1、工作流程系統

1) 支持自定義工作流功能。工作流程設計簡單易學，支持圖形化工作流程設計功能；

2) 工作流表單設計至少支持單行框、多行框、下拉菜單、單選框、復選框、宏控件、時間日期控件、電子簽章控件等功能，利用豐富的表單控件可以設計出精美實用的表單；

3) 工作流表單設計支持從WORD、EXCEL、WPS設計表格并導入，支持HTML語法規(guī)則，支持用網頁設計軟件設計。

4) 工作流步驟支持固定流程和自由流程功能；

5) 工作流程圖和表單均支持導入導出功能；

6) 工作流程支持前進、回退、分支、選擇、判斷、收回、刪除、委托、并發(fā)、會簽、催辦、主辦人臨時增加經辦人等功能；

7) 工作流程支持按任意條件進行查詢功能，支持查詢統計結果生成報表并導出功能；

8) 工作流程的轉交支持內部短信、手機短信等多種方式提醒。

9) 工作流程每步可以設置辦理時限，對于超時辦理的工作流可統計并催辦。

10) 支持子流程功能，多個流程可以能用工作流程可以相互關聯、數據調用，甚至形成事務管理系統。

11) 工作流程設置支持自動文號規(guī)則，支持流水號設置功能。

12) 工作流程辦理完畢，支持自動歸檔、轉發(fā)到公告通知、新聞等信息發(fā)布模塊功能；支持套打功能，能打印原始表單也可以按模板格式打印表單數據。

13) 工作流程能和固定模塊如車輛管理申請、辦公用品申請等模塊實現數據關聯，信息共享，無須流程走完后，手動修改固定模塊中的數據。

14) 通過工作流程系統，能實現公文管理、印章管理、合同管理、物品申購、項目管理、出差、財務報銷管理等，并能生成相應的統計報表；

2.2、電子公文交換系統

1) 電子公文管理模塊設計須遵循工作流程設計的相關規(guī)則及國家相關部門對電子公文管理的有關管理規(guī)定。

2) 收文管理：實現收文、登記、處理、查詢、歸檔。實現對公文分類、標識信息（包括標題、種類、緩急、密級、收文字號、主題詞、收文機關、發(fā)往單位、印發(fā)時間、生效時間、承辦人等）的登記；批示和處理情況登記; 查閱收文辦理情況，包括經手的領導、部門名單、收文時間，相應的處理意見; 按歸檔要求對收文進行立卷登記或銷毀登記。

3) 發(fā)文管理：實現發(fā)文、處理、查詢、歸檔。包括設定發(fā)文題目及發(fā)文負責人，填寫發(fā)文擬稿紙，草擬文件內容, 領導對草擬文件內容審核、批示意見, 有關領導對發(fā)文稿進行會簽，并簽發(fā), 對正式發(fā)文稿進行校對, 按要求查閱需要使用的公文內容，按歸檔要求對發(fā)文進行立卷登記或銷毀登記等內容。

4) 公文管理系統應結合檔案管理系統，收、發(fā)文辦理完成后，能方便地進地歸檔、查閱等工作；

5) 公文管理系統須集成電子印章管理、版式文件管理等功能，相關功能須經過國家相關安全部門資質認證，集成的電子印章不限制使用人數。

6) 支持WORD（WPS）附件模塊從表單中提取數據，生成格式文件，從而實現發(fā)文的快速編輯與排版功能。

7) 電子公文操作支持安全日志記錄，記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設備、項目、內容等，以保證電子公文的真實性和安全性。

2.3、智能報表系統： 

1) 支持并兼容Excel（WPS表格）軟件的功能，能直接導入、導出Excel文件，格式不會發(fā)生任何變化；

2) 支持表格數據庫定義功能，即將Excel表轉換定義到數據庫底層。

3) 數據報表能靈活定義不同角色、用戶的操作權限，以使不同崗位的人能進行不同的報表填報、審核、查詢、統計、分析功能。

4) 數據報表支持直觀的圖形化顯示功能，能支持常見的如餅形圖、直方圖、散點圖等。

5) 數據報表支持流程定義功能，不同的步驟可以設置不同的經辦權限和可寫、可視字段。支持單人填報和協同填報模式。

6) 支持集成調用外部數據庫數據功能，能實現不同業(yè)務系統之間的數據整合調用。本次實施要求從HIS系統中提取相關的數據在OA系統中進行查閱，并支持對相應的數據進行二次加工分析。

7) 通過設置表格間數據公式、邏輯關系，能方便地生成靈活的業(yè)務管理系統。

8）可用來靈活構建應急值班管理系統及績效考核等業(yè)務系統等。

項目實施、培訓、售后服務與軟件升級

1、要求能根據我單位的實施情況，提供專業(yè)周到的項目實施服務。實施的內容主要包括各模塊的初始化設置、工作流程及各種數據報表的調研、設計和修改。實施的總體要求為在較短的時間內，使通用化的軟件能在我單位具體應用。由實施單位完成的100項以內的工作流及20項以內的報表模板設計； 

2、能根據用戶單位需求，不斷升級改進軟件功能。要求軟件至少提供3年內免費升級，如能提供更長時間免費升級的，請注明；

3、提供分崗位、分模塊、分層次的軟件使用培訓，對管理員提供深入的培訓，使管理員能完全掌握軟件的安裝、升級、維護以及工作流程、數據報表的設計工作。

4、售后服務要求：為用戶提供專業(yè)周到的售后服務，現場服務要求5（每周五天）*8 (小時)服務，緊急故障要求在4小時內確保系統恢復正常運行。

5、除了現場服務外，要求提供電話、傳真、網絡等形式的即時服務。服務承諾應寫明服務方式，服務費用以及免費服務的年限等。我方要求軟件現場免費服務的時間不低于一年。