在現代企業是單位的日常辦公中，實施公文交換系統實現公文交換信息化，已經成為實現高效快捷網上協同辦公的必要條件，那么，為什么要進行公文交換系統建設呢，公文交換系統建設必要性體現在那些方面呢？

    公文交換系統建設必要性：

    1、現有公文交換方式存在眾多缺陷

    現在，很多企業事業單位、各級政府、行政單位依舊通過傳統的郵寄等傳統方式進行猴紅頭文件的交換，實現信息的上傳下達；但隨著社會信息通訊技術、互聯網技術的發展，傳統公文交換方式的缺陷逐漸暴露出來：速度慢、效率低、保密性低、安全性差、難于儲存查詢，因此，為解上述問題，進行公文交換系統建設有充分的必要性。

    2、公文集成管理的必要性

    由于傳統公文交換方式，無法實現信息的集成共享，跟單位部門之間無法實現信息的互聯互通，而公文交換系統建設必要性就在于，它能夠消除信息孤島，將組織內分散于各部門中的公文信息集中到統一的公文管理系統數據庫中，實現全組織的統一公文管理。

    3、現有公文管理系統建設不健全

    現在很多單位都實施了OA系統，但組織內上下級的OA系統建設不平衡，特別是政府機關和大型的集團企業，通常只在總部或者事務處理中心相關部門建立了統一的信息中心，而其他分支機構內部的OA系統基本上是自行建設或由上級部門建設，未能實現與組織中心的公文交換系統集成對接，因此，對公文交換、信息傳遞及其不利，比例與節約辦公成本、也影響了工作效率。

    4、實現協同辦公的必要性

    公文交換系統建設是企事業單位移動辦公、政府機關電子政務建設的需要，可以實現跨部門、快單位、跨組織、跨地域的電子公文交換，滿足各組織部門之間的協同辦公需要和信息共享需求，實現信息資源的充分利用；電子公文交換系統建設可以實現企事業單位和政府內完美的網上協同辦公，同時協同辦公也簡化了工作流程，提高辦公的效率。

    因此，加快公文交換系統建設具備充分的必要性。通過公文交換系統建設能夠促進組織公文管理、信息流轉的體制改革，提高信息共享性與利用率，對提高辦公能效的重要意義。