筆者主要內容是關于咨詢行業實施OA系統的必要性、目前咨詢行業知識管理過程中面臨的挑戰、乾元坤和咨詢行業OA系統解決方案以及乾元坤和咨詢行業OA系統的基本功能模塊。

    一、咨詢行業實施OA系統的必要性

    咨詢公司核心競爭力和公司價值。麥肯錫敢用剛剛走出校門毫無經驗的人給全球500強的客戶作咨詢，就是因為它擁有強大的后臺知識庫支持和一套非常出色成熟的知識，可以很快將人培養出來。近百年的知識和經驗積累是今天麥肯錫的最大財富和競爭力所在，這也是那些即使掌握了其咨詢方法的資深顧問們在離開麥肯錫以后也很難再打造出第二個麥肯錫的重要原因所在。

    二、目前咨詢行業知識管理過程中面臨的挑戰

    咨詢類公司其重要的成長動因是重視知識管理工作，但是在過去幾年，鑒于缺少信息化的支撐工具，因此在知識管理能力的創新和提高上，遇到了各種挑戰和困惑。

    1、信息不對稱成為知識創造價值的約束條件。

    如何讓咨詢團隊實時掌握公司內外的信息、宏觀經濟政治的發展趨勢、政策導向、各行業的相關信息和趨勢、各種相關技術走勢等，成為發揮專家知識創造能力、創造價值的前提條件。

    2、隱性知識成為難以積累、復制、分享和管理的焦點。

    所有的知識中，人們可以通過口頭傳授、教科書、參考資料、期刊雜志、專利文獻、視聽媒體、數據庫等方式獲取的顯性知識在企業中只有50%的數量，而另外50%的知識以難以表達的技能、技巧、經驗、訣竅、價值觀、文化深藏于個人的內心，是隱性知識。這些隱性知識隨著員工的流失而流失，不僅造成了知識的浪費，同時也加大了企業對個人的依賴。隱性知識引發的困局還不止于此。如同你雖然知道烤面包的程序，卻不等于能烤出好面包一樣，由于沒有將隱性知識顯性化，大量正確和錯誤的知識混雜于員工的內心，阻礙了我們采取正確的行為。

    3、不能以項目為中心的知識管理，其價值產出率大打折扣。

    設計的業務模式是一個個的設計項目，而每個項目都是一個知識密集的任務，需要設計團隊在復雜需求中，快速進行知識的采集、轉化和創造。但是，設計團隊的臨時性、成員來源的廣泛性、知識構成的復雜性，因此，原有的管理體系，很難對以項目為中心，進行有效的關聯和知識文檔的管理，因此項目管理可控程度低，項目交付周期難以保證。

    4、知識孤島分散在各個角落，給及時取用帶來困擾。

    傳統的管理環境下，公司內部的顯性知識，大多散落在資料室、個人的電腦里、郵箱里、個人的文件夾、辦公室的抽屜里；類似于技能、技巧、經驗、訣竅、價值觀、文化、感悟、經歷等隱形知識則隱藏在每個專業人員的腦袋里；項目過程中、日常工作中也有各種各樣的過程知識，沒有被有效記錄下來，另外互聯網中也每天在大量產生與更新很多有價值的知識，如經濟政策調整、行業政策調整、經驗分享、客戶新聞等等；知識散落在不同的角落里，沒有做到集中管理和統一入口，給知識的采集和轉化和沉淀帶來很大困擾

    5、知識的過度分享，造成機密文檔泄密的隱患。

    一方面，為了提高員工的專業技能需要盡量大的分享各種已有知識，另一方面由于缺少分享權限控制的手段。傳統的手工作業模式，無法量化的統計員工對于團隊的知識貢獻數量和質量，因此激勵也成為無的放矢，效果大打折扣。

    7、知識處于動態變化中，如何有效追溯歷史版本和更新最新版本成為難點。

    像許多有形資產一樣，知識的價值會隨著時間貶值。由于知識很快變得過時，因而資料庫里的內容要隨時更新、修改和刪除。可以說，知識管理方案是沒有終點的。像產品發展、市場營銷和研究開發一樣，知識管理是一個不斷進化的商業計劃。

    8、群策群力在多數情況下需要集中會議，這種高成本的知識生產辦法給成為知識創新的攔路虎。

    三、乾元坤和咨詢行業OA系統解決方案——最專業的咨詢行業OA系統解決方案！

    乾元坤和針對咨詢行業知識管理的面臨的挑戰進行軟件開發，并提出乾元坤和OA系統解決方案在知識管理能力上實現全面創新提高。

    1、知識電子化解決存儲成本和分享效率問題

    結束了紙質知識存檔，進入電子化時代，IS0文檔和設計材料的都存入系統中指定的資料庫，在電子化的模式下，在家里、在單位、在旅途、在賓館、在客戶處、在國外…不管人在何地，咨詢企業員工隨時都可以通過B/S的瀏覽器模式，查詢所需要的材料和知識，分享效率提高了90%以上。

    2、信息多源化給知識創造價值提供了便利條件

    乾元坤和OA系統知識可按照項目為中心查閱，咨詢企業員工可以實時的查看與項目相關的所有信息源，包括項目資料，項目進度，項目產生的費用等 ，同時系統支持用戶自定義資料庫，模糊搜索，可隨時按照知識屬性不同歸檔到不同的資料 

    3、通過隱形知識顯性化、顯性知識項目化，成功的實現了個人知識團隊化、過程知識透明化

    通過乾元坤和OA系統所有知識以項目為中心，與項目實現關聯，因此方便設計團隊，在以項目為中心開展工作同時，以項目為中心查詢和應用知識，正是這部分知識的有效沉淀提高了知識的質量和關聯度，并且快速復制人才，并形成企業的核心競爭能力。

    4、知識采集的多通路化，在隱性知識顯性化的同時，也提高了知識積累的速度

    在日常協同辦公的各個流程中，都可能成為有效的知識沉淀，如論壇討論、流程審批過程意見、協同工作中的回復、制度表單、項目管理、信息中心、資料庫的歸檔和發布、個人文檔共享、外部郵件、要等等，確保重要知識無一遺漏的被采集到，從而大大提高了知識積累的速度。

    5、知識有效授權和管控，確保有權限的人看到授權的知識

    乾元坤和OA系統中部署了多維度的權限控制體系，從菜單、項目、模塊、資料庫、文檔等，逐級都進行了權限技術處理；從組織結構、流程表單、協同工作、項目管理、各應用功能也都進行了權限技術的引入，確保對知識的增、刪、改、查、閱、等分別授權和控制。

    6、量化評估知識貢獻，有效激勵員工參與

    構建一個在一個個人知識受到重視并獲得報酬的環境里，建立一個能識別隱性知識并鼓勵雇員共享的文化，對有效的推行知識管理是至關重要的，通過乾元坤和OA系統中的個人行為記錄中，可以有效的看到該員工的對資料貢獻數量等，從而有效的評估咨詢企業員工為團隊創造的隱形價值。

    7、知識版本可追溯化，從而保證知識的歸檔和學習清晰有序

    乾元坤和OA系統中，所有的知識文檔，都有版本控制，通過版本控制，可以實時的更新到最新版本，防止錯誤的引用了舊版本；同時系統對歷史版本進行追溯和查看，以及發布審批過程，方便進行選擇。

    四、乾元坤和咨詢行業OA系統基礎功能模塊

    客戶信息管理：建立并維護全面的客戶信息，包括客戶的基本聯系方式、客戶聯系記錄、客戶級別等，并以一張整合的客戶卡片體現。

    客戶級別管理：企業可自行定義客戶分級的判定條件。客戶級別管理包括條件設定、級別設定和審批、級別查詢、銷售任務管理等等。客戶級別管理可幫助咨詢企業更有效的甄別客戶，并設定對應的銷售策略。

    銷售管理：銷售管理不僅可以對咨詢項目的銷售過程進行全面的跟蹤，還可以設定多種條件進行銷售機會和客戶狀況的分析，幫助企業了解咨詢項目的銷售成功幾率。

    合同管理：合同管理不僅可以設定多種合同模板，創建和審批客戶合同，還可以對合同相關的產品和服務、客戶信用額度、信用期間、付款方式進行管理，跟蹤合同的付款進程并設定相應的自動提醒。

    客戶服務管理：通過開放客戶門戶，讓客戶參與到整個的項目過程中，并實現對客戶服務的有效管理，包括面向客戶的知識信息庫查閱及檢索、服務支持提交和處理、客戶信息和合同自助服務等。

    項目工作流管理：通過與工作流程的結合，管理項目進行過程中的所有相關流程，包括咨詢項目的立項、審批、調度、采購等。項目任務管理：對項目的逐層分解直到可操作的子任務，并定義各子任務的時間段、人力資源安排、相關資源等。當任務發生變更時，可執行相應的審核及自動提醒。

    項目進度管理：對整個項目的工作時間、人員安排進行全面分析，提供項目進度表并可實現對項目進度的監控，幫助項目組成員找出影響項目進度的因素以及時進行調整。

    項目成本控制：與財務系統的結合可幫助企業核算咨詢項目進展過程中的成本，包括人力使用、物料采購、第三方外包等所有與項目相關的投入將可根據需要進行即時的核算，并可設定偏差預警，幫助企業控制項目風險。

    項目知識管理：項目進展過程中產生的所有知識文檔，包括整個項目的跟蹤和實施過程都將被有序、完善的進行管理，實現企業的有效知識和經驗積累。項目協作OA的協同性可保證在項目的進展過程中，咨詢企業、客戶方和第三方合作伙伴保持即時的、緊密的聯系，包括項目任務的分派和協作、知識信息的共享、網絡會議和即時通信的利用等。

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