OA系統選型的誤區

    隨著OA系統實施的成本降低，實施難度降低，產品更加成熟，眾多企業根據自身對于提高管理效率的需求而紛紛對OA系統開始關注并擬定建設計劃。國內OA系統的發展經歷了十幾年的發展，出現了很多服務商，但是并沒有形成有主導地位的產品。因此，企業在OA系統選型的時候，面對眾多選擇，往往比較困惑而不知所措。本文將圍繞OA系統選型時容易陷入的誤區進行闡述，希望能夠幫助企業在OA系統選型時更加明確方向，盡量避免不必要的彎路。

    誤區一、認為OA就是行政辦公，就是收發文。針對政府機關來說，這有一定的價值，但是對企業來說價值不是很大。

    在OA剛剛出現的時候，政府和事業單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進入企業。所以人們認為OA并不能解決企業管理層關心和控制企業運營過程中關鍵業務過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA的逐步發展，企業成為OA應用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統的收發文系統或行政辦公系統，OA發生了質的變化。所以OA作為辦公系統，它需要結合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個性化的辦公系統才有生命力。對于管理層來說，辦公審批（不僅指公文，更多的管理流程和業務流程的審批）以及員工輸入的數據匯總為不同權限的報表就是他們的辦公系統。對于其他部門來說，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業務流程的審批（如采購流程，合同審批，出差，借款，資金的審批），這些資源與信息的協同運作，才能構建適合現代企業運作和應用的協同辦公OA產品。

    誤區二：認為OA只是文件的審批和管理。

    目前市面上的很多的OA是采用非關系性型數據庫，主要是基于lotus平臺，該平臺是封閉式的平臺，是文檔型數據庫，在技術上存在很多先天性缺陷，一般應用于早期政府的收發文，目前政府信息化招投標也基本上是向j2ee平臺架構過渡。在國外lotus主要是應用于郵件服務器。OA不僅僅是文件的審批和管理，關鍵是作為企業管理軟件進行企業管理最終一定要跟財務發生關聯，才能最大化發生作用。比如：在OA的應用企業中，很少企業拋棄報銷，借款，付款等審批流程。因為報銷與手工實現的方式有根本性的變革。手工審批各審批環節都需要手工簽字才能逐步走到下一個環節。而電子化報銷流程的好處是把管理和財務的職能進行了區分，作為審批層主要是關心該事務允不允許發生，允許發生多少。而財務的職能是判斷該事務發生的憑證（發票）是真的還是假的，是不是超過財務報銷的標準。所以電子化流程是電子單據和憑證分別走，憑證只需要財務審核就可以，管理層通過電子單據填入的數據作為審批依據進行快速審批，不用在憑證上審批，這樣可以支持領導遠程報銷審批，當然電子化審批流程需要從技術上能提供方便的報銷依據供領導判斷和審批，這樣可以快速解決員工財務費用報銷流程處理復雜困難的問題，很多企業是通過首先應用財務報銷流程推動公司整個流程的應用。

    誤區三：認為OA是ERP的一部分，認為OA很簡單，是從屬于其他系統。

    OA的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結果為導向。OA與ERP的發展思路和管理思想完全不一樣，OA注重對人和過程的管理，通過管人來管理具體的事務，這些事務每天都可能在變化，所以OA強調靈活性和協同性。因為企業人與人之間的協同是需要流程來規范。所以OA的核心是以人力資源為核心（人力資源主要是進行權限和安全體系的控制），以工作流為血脈的核心平臺，在該平臺上再搭建其他的應用功能模塊，同時OA的牽涉的范圍比ERP要廣得多，涉及到各個部門的應用，所以OA需要門戶，不同用戶，不同權限的人進入系統看到的都是與他們工作相關的信息，沒有權限的信息都看不到。作為管理層門戶是匯總員工平時工作信息生成統計報表為管理提供決策支持，以及所有審批的信息都匯總到管理層門戶。同時管理層也可以通過宏觀數據監控和查詢到微觀數據。所以OA現在的發展趨勢是成為協同管理平臺，作為管控內部資源和外部信息交流的平臺與ERP構成了企業信息化的基石。