對于現代化自動辦公中，提出的高效辦公要求，實現快速公文交換是這一目標的基礎，在這其中，公文交換系統的作用是顯而易見。它以實現公文迅速及時交換、易于保存、保密性和安全性高的特點，成為自動化辦公建設的基礎。

    公文交換系統的作用：

    第一、實現運程公文交換是系統的基本功能目標，實現不通地域之間的信息即時傳遞。

    第二、公文交換系統對載入系統的公文采用統一的CEB文件格式，方便在不同配置的系統客戶端的公文的順暢閱讀、打印、流轉，實現公文的一體化處理。

    第三、系統支持文檔文字、視頻、音頻、圖片等多中公文數據形式和內容的公文交換。

    第四、可以實現多級公文交換系統的對接，實現多級組織單位之間的公文傳輸，實現決策、政策的及時上傳下達。

    此外，公文交換系統建設可以根據單位的特點、實際情況進行系統部署，公文交換系統開發時對于不同規模、特點的單位進行了考慮，設置集中模式與分布模式。

    集中式，即通過一個公文交換中心實現對下級單位的公文集中垂直管理。集中式公文交換系統的作用是方便單位內部各層級間的公文交換、流轉，實現所有公文交換系統的業務互聯。分布式，即通過多個公文交換系統建設，實現相對獨立的多個部門組織之間的公文交換模式。這中模式的公文交換系統的作用是實現這個對單位內部不同業務公文的分類、集中管理。

    最后，公文交換系統的作用還體現在這種信息化的公文傳輸，不僅降低了公文交換成本，提高了效率，還降低了人力成本，提高了整體辦公效率。