公文傳輸系統是針對現代化辦公中，政府和企業單位內文件的無序傳輸和存儲而開發的。公文傳輸系統的作用就是實現使公文傳輸與公文管理的系統化信息化，使組織單位之間的公文傳輸更快速、更高效。

    接下來，筆者將通過分析傳統公文傳輸模式暴露的諸多缺陷，來介紹公文傳輸系統的作用。

    傳統公文傳輸模式存在的問題：

    1、對于政府部門和大型集團企業來說，擁有多級組織和分支機構，由于組織機構龐大，機構管理相對復雜，會議通知、材料和報表繁多，匯報需要通過層層傳遞，各類文檔、表單、文件、數據信息的傳輸與交換極為不方便，通常上級部門無法獲悉即時的反饋情況，無法做出正確的決策。

    2、由于子機構眾多，布局分散，傳統的郵寄、傳真公文交換方式的成本高、效率低，且缺乏即時性和安全性，也就形象了工作效率。

    3、傳統公文傳輸方式無法實現部門之間的即時信息交流，無法實現信息共享。

    公文交換系統具備公文發送、公文接收、系統管理三大基本模塊。公文傳輸系統的作用就是通過這三個模塊的業務處理功能來體現的。公文交換的即時性和安全性是公文傳輸系統的作用的集中體現。通過公文交換系統建設，能在機構內構建一個信息化的公文傳輸網絡，實現系統覆蓋范圍內的電子化的快速公文傳輸，同時能夠通過標準的系統接口實現多級公文傳輸系統和跨地域的公文傳輸系統的對接，實現整個機構公文的及時傳輸一信息共享。

    此外，公文傳輸系統還能夠對整個公文交換過程進行監控、查詢反饋，對公文進行統一的管理，實現公文的有序傳輸、管理與存儲，克服了傳統公文傳輸模式的種種弊端，實現即時、完整、安全的公文交換。