相較于傳統公文交換方式的速度慢、效率低、安全性差、成本高的缺陷，電子公文交換系統，充分利用現代計算機、互聯網信息技術和現代通訊科技，突破時間與空間的限制，實現快速、安全、高效的公文交換。電子公文交換系統具有以下六大特點：

    1、標準性與規范性

    公文交換系統開發與設計完全基于國家相關XML的電子公文格式規范文件的規定，依照國家電子公文交換標準，采取XML技術和CEB版式文件格式，規范統一電子公文格式，實現公文交換的標準性與規范性。

    2、技術先進性

    公文交換系統開發采用先進的軟件開發技術：運用J2EE與XML技術相結合和MVC 結構模式，能夠支持系統跨平臺的功能擴展和二次開發。

    3、智能提醒機制的及時性

    系統設置了智能提醒機制，對于系統接受到的未簽收或者未即時處理的公文，公文交換系統會通過短信、郵件或者桌面提醒方式對收文方進行提醒。同時還能夠對公文的發送、簽收情況中的發送信息回執，進行及時提醒。

    4、擴展性

    系統開發時充分考慮了系統的功能擴展性和二次開發能力，設置了標準規范的數據結構、傳輸接口、傳輸方式、信息配置、擴扎步驟等接口，能夠根據具體的需求輕松完成二次開發，是吸納與其他應用系統的集成對接。

    5、可定制性

    公文交換系統采用標準的XML技術規范公文格式，可以對系統界面風格、文檔格式、表單格式、視圖、工具條、功能等內容進行定制。

    6、易用性

    公文交換系統開發運用B/S 模式，公文交換系統與瀏覽器對接，即客戶端通過瀏覽器來對系統進行操作，系統界面簡潔友好，功能滿足一般公文交換需求，易學易用，操作簡單。

    公文交換系統的這些優點使政府部門以及各企事業單位之間實現及時、安全、快捷信息與公文的交換，也加快了公文交換信息化建設的步伐。