如何分析企業(yè)的oa系統(tǒng)需求

    我們都知道“系統(tǒng)選型，需求先行”，對于oa系統(tǒng)開發(fā)實施也是一樣。想要OA系統(tǒng)成功實施，合理的需求規(guī)劃分析是重要的前提。需求分析，看似簡單，實則復雜，特別是大型企業(yè)其結構組織和業(yè)務方面都相對復雜。而一個企業(yè)往往要將多個組織、多個部門，各種數據相互聯(lián)系在一起，這種辦公的復雜性也就帶來了需求的復雜性。所以好的OA需求分析必須將這些需求和關系都描述清楚，給選型負責人和實施方一個肯定、準確的要求或說明。如果需求沒有做透，OA系統(tǒng)盲目上線必然造成失敗。

    首先讓我們先來弄清OA系統(tǒng)的作用，以此加強需求分析時的針對性。作為一個可以實現(xiàn)內外資源整合的高效的信息系統(tǒng)，OA的作用體現(xiàn)在以下幾點上：

    1.能夠將組織管理中的業(yè)務活動、管理活動及活動產生的信息在組織、部門、個人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通和處理；

    2.在進行人、財、物這些有形的物質資產管理組織的同時，有效管理知識資產，對組織內外的知識進行有效的獲取、沉淀、共享、應用、學習和創(chuàng)新，從而提高員工的素質和技能、執(zhí)行力；

    3.具有人性化設計，能夠根據不同員工的需要進行功能組合，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工訪問，實現(xiàn)真正的人本管理；

    4.作為良好的組織文化管理平臺，幫助領導與員工、員工與員工間的相互溝通、增進了解、發(fā)現(xiàn)思想傾向并及時加以引導；

    5.集中的信息整合呈現(xiàn)平臺，通過辦公系統(tǒng)實時、直觀地了解到組織的運營狀況，有效地解決組織內“信息孤島”問題；

    6.能夠將日常工作活動、管理活動、業(yè)務活動有機的結合，以快速響應客戶需求，同時減少不必要的重復工作，將管理流程與業(yè)務流程進行有效的整合。

    除了了解OA系統(tǒng)的作用功能，還要選擇精通企業(yè)業(yè)務工作的人作為OA系統(tǒng)建設的負責人。只有熟悉業(yè)務工作的“數據關系與數據控制”，才能讓OA系統(tǒng)建成后迅速投入正常運行， 發(fā)揮實際應用效果。

    OA系統(tǒng)建設負責人在分析需求的過程中，要注意以下三點：

    1.著重實際需求，不要過分追求“高大全”。

    系統(tǒng)建設之前與建設過程中，一定要緊密聯(lián)系本單位的主體業(yè)務，多向業(yè)務人員和文秘人員請教，不要盲目追求各種不符合自己實際需求，看似高端的功能，只有這樣才能做好需求分析工作；

    2.和開發(fā)實施公司的溝通要及時、充分、有效。

    當OA系統(tǒng)的需求確定后，軟件實施方通常會進行一定程度的定制開發(fā)，這就要求企業(yè)方和實施方保持充分有效的溝通，以需求引導開發(fā)，避免不必要的誤解和錯誤；

    3.遵循OA系統(tǒng)的應用過程往往都要經歷由淺到深、由簡到繁的過程。

    要選擇操作簡單功能實用，便于快速上手，同時應具有極好的擴展性和靈活性，為日后深化應用階段提供良好的基礎。