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OA辦公系統(tǒng)功能介紹

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類別:OA系統(tǒng)訪問(wèn)量:4546編輯:fengnan 日期:2024-11-01 20:58:00

    

      OA辦公系統(tǒng)功能介紹

    在進(jìn)行OA辦公系統(tǒng)功能介紹之前,需要弄清楚OA系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展而不斷更新發(fā)展。簡(jiǎn)稱是OA,英文全稱為Office Automation,即辦公自動(dòng)化。從OA辦公系統(tǒng)形成之初發(fā)展到現(xiàn)在,形式和內(nèi)容已經(jīng)有了突飛猛進(jìn)的進(jìn)展,所以我們今天要介紹的是當(dāng)前OA辦公系統(tǒng)的功能。


    OA辦公系統(tǒng)功能可以分為七大模塊,19個(gè)具體功能。

    一、   領(lǐng)導(dǎo)決策管理

    管理層做決策,可以依托OA辦公系統(tǒng)順暢的文件交換和信息發(fā)布功能,可以在第一時(shí)間掌握最新數(shù)據(jù),監(jiān)督項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施和進(jìn)展,提高工作效率和決策效果。

    ·文件交換功能:部門與部門,部門與個(gè)人,個(gè)人與個(gè)人之間的資料發(fā)送、接收、提醒、資料的分類入庫(kù)。(類似內(nèi)部郵件系統(tǒng)功能)。

    ·信息交換功能:支持欄目自定義、內(nèi)容和樣式自定義、流程與權(quán)限自定義、信息展示位置自定義,支持在線編輯和圖文混排,支持Word和Excel的直接粘貼拷貝。

    二、   工作流程管理

    企業(yè)的工作能力和工作效率與業(yè)務(wù)進(jìn)展緊密相關(guān)。管理良好的企業(yè)需要有其定義完善的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程來(lái)促使業(yè)務(wù)條理清晰地進(jìn)行。

    利用OA系統(tǒng)中內(nèi)置的工作流引擎,可根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理要求,定義、優(yōu)化、再造出各種復(fù)雜程度不一的流程模塊,其中包含了采購(gòu)管理、財(cái)務(wù)審批管理、行政事務(wù)管理等功能。可以通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)時(shí)察看流轉(zhuǎn)狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)督,很方便的發(fā)現(xiàn)工作停滯的環(huán)節(jié)。

    ·采購(gòu)管理功能:物料管理、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)分配、采購(gòu)預(yù)付款、采購(gòu)入庫(kù),采購(gòu)付款、采購(gòu)?fù)素洝⑵渌M(fèi)用結(jié)算、采購(gòu)查詢統(tǒng)計(jì)等。

    ·財(cái)務(wù)審批管理:?jiǎn)T工的各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)、費(fèi)用報(bào)銷理臺(tái)賬、借款申請(qǐng)、借款臺(tái)賬、還款申請(qǐng),還款臺(tái)賬、其他款項(xiàng)支付、其他款項(xiàng)支付臺(tái)賬、工資支付、工資支付臺(tái)賬等。

    ·行政事務(wù)管理:證照管理、用章申請(qǐng)、名片申請(qǐng);車輛管理;會(huì)議室管理

    三、項(xiàng)目計(jì)劃管理

    通過(guò)OA系統(tǒng)中辦公管理功能、考勤管理功能和系統(tǒng)管理功能,針對(duì)個(gè)人、部門逐日、逐周、逐月向上級(jí)管理人員、管理部門逐層匯報(bào)工作計(jì)劃完成情況,并被檢查和考評(píng),工作計(jì)劃的歸檔管理便于月末、季度末、年末進(jìn)行查詢和總結(jié)。

    ·辦公管理功能:

    1、工作日記:日記錄入、查詢、上級(jí)的查詢與批閱。

    2、工作計(jì)劃:周計(jì)劃、月計(jì)劃、年計(jì)劃、周報(bào)、月報(bào)、年報(bào),上級(jí)的查詢與批閱。

    3、個(gè)人日程安排與提醒。

    4、任務(wù)管理:任務(wù)的創(chuàng)建、跟蹤、任務(wù)反饋與提醒。

    5、私有通訊錄和公有通訊錄的管理。

    6、短消息發(fā)送、接收、回復(fù)與提醒。

    7、工作溝通單:實(shí)現(xiàn)內(nèi)部工作的協(xié)調(diào)與溝通管理。

    8、個(gè)人績(jī)效考核

    ·考勤管理功能:?jiǎn)T工的上班簽到、下班簽退、請(qǐng)假申請(qǐng)、外出申請(qǐng)、出差申請(qǐng)、實(shí)時(shí)考勤管理、實(shí)時(shí)查詢統(tǒng)計(jì)、考勤時(shí)間設(shè)置等。

    ·系統(tǒng)管理功能:包括用戶、組織、欄目、權(quán)限的管理、表單定義、工作流定義、論壇管理、配置管理。

    ·客戶關(guān)系管理功能:客戶關(guān)系管理系統(tǒng)是企業(yè)與客戶交往過(guò)程中所形成的客戶信息資料企業(yè)自行定制的客戶信用分析報(bào)告。建立合格的客戶檔案是企業(yè)信息管理的起點(diǎn),是企業(yè)日常基礎(chǔ)性工作。

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    四、電子協(xié)作環(huán)境管理

    溝通企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工日常工作的重要環(huán)節(jié),但作為大型企業(yè),部門眾多、人員眾多,分支機(jī)構(gòu)異地辦,甚至跨國(guó),日常溝通的難度和成本都是很大的,有時(shí)還存在信息的誤傳。

    通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的辦公方式加強(qiáng)了人與人之間、部門與部門之間,員工與領(lǐng)導(dǎo)之間、分公司與總部之間的溝通,提高了工作效率,保證了及時(shí)決策。電子郵件、BBS、在線交談、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等是OA系統(tǒng)中常用的電子溝通手段。

    ·電子郵件功能:新建郵件、收件箱、草稿箱、發(fā)送箱、已刪除郵件。(支持外部郵件的收發(fā))

    五、部門信息化管理

    OA系統(tǒng)在信息發(fā)布、檔案管理、工作流管理這三個(gè)方面有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì),利用這些特性可以針對(duì)性的開(kāi)發(fā)一些部門的應(yīng)用軟件,提高這些部門的信息化程度。

    ·檔案管理功能:包括卷庫(kù)管理、案卷管理、檔案管理、檔案借閱、檔案歸還、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案銷毀。

    ·信息發(fā)布:支持欄目自定義、內(nèi)容和樣式自定義、流程與權(quán)限自定義、信息展示位置自定義,支持在線編輯和圖文混排,支持Word和Excel的直接粘貼拷貝。

    ·系統(tǒng)管理功能:包括用戶、組織、欄目、權(quán)限的管理、表單定義、工作流定義、論壇管理、配置管理。

    ·資料中心功能:資料分類的創(chuàng)建,資料的添加、修改、刪除、共享、檢索,相關(guān)系統(tǒng)的資料入庫(kù)管理,支持word、pdf、excel、ppt、html等類型文檔的全文檢索。

    六、企業(yè)文化管理

    通過(guò)OA系統(tǒng),每一個(gè)員工可以對(duì)公司有全面的了解。公司最近發(fā)生的大事、決策層的戰(zhàn)略思想、員工的意見(jiàn)、公司的規(guī)章制度、刊物等等都可以直接通報(bào)到每一個(gè)員工。使員工做到了身在崗位、胸懷全局,大大增強(qiáng)公司的凝聚力。

    另外OA系統(tǒng)為員工積極參與公司的管理開(kāi)辟了通道,OA系統(tǒng)中的功能模塊員工建議箱建立了員工與公司溝通的一個(gè)有效渠道,意見(jiàn)箱為使各員工暢所欲言特別針對(duì)敏感性問(wèn)題設(shè)計(jì)了匿名功能,管理層通過(guò)員工的意見(jiàn)和改進(jìn)建議,了解員工想法及時(shí)解決提出的問(wèn)題,營(yíng)造良好的氛圍。調(diào)動(dòng)員工關(guān)心企業(yè)、熱愛(ài)公司、積極參與公司管理的積極性。

    ·通知公告功能:通知公告的起草、審核、發(fā)布,提醒、瀏覽、回復(fù)、檢索。

    ·網(wǎng)上論壇:可以自行設(shè)置分論壇和議題,為用戶提供了一個(gè)信息交流、溝通和問(wèn)題討論的空間,實(shí)現(xiàn)開(kāi)放、平等、自由的談?wù)摵桶l(fā)言,包括進(jìn)行咨詢、解答和收集意見(jiàn)。

    ·網(wǎng)上調(diào)查功能:自定義網(wǎng)上調(diào)查內(nèi)容和范圍,網(wǎng)上調(diào)查的查詢和統(tǒng)計(jì)。

    七、企業(yè)戰(zhàn)略管理

    加速知識(shí)型企業(yè)的轉(zhuǎn)型

    文件管理把分散在員工手中,或散落在各處的對(duì)企業(yè)員工工作有幫助的信息資料、方法和理論知識(shí)等分類沉淀在系統(tǒng)中。供企業(yè)所有員工共享使用,也可設(shè)定使用權(quán)限。

    培訓(xùn)系統(tǒng),把培訓(xùn)員工的材料知識(shí)、規(guī)范制度以及所有有價(jià)值的文稿資料都納入系統(tǒng)中,供員工以各種形式進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。這種培訓(xùn)完全可以不受時(shí)間、空間的限制。

    ·資料中心功能:資料分類的創(chuàng)建,資料的添加、修改、刪除、共享、檢索,相關(guān)系統(tǒng)的資料入庫(kù)管理,支持word、pdf、excel、ppt、html等類型文檔的全文檢索。

    ·考試管理功能:自定義的考試系統(tǒng),包括考試題目管理、試卷管理、閱卷管理、試卷的評(píng)分、試卷的查詢和統(tǒng)計(jì)。

自動(dòng)化辦公

   通過(guò) OA辦公系統(tǒng)功能介紹,希望能幫您了解OA系統(tǒng)能夠在實(shí)際辦公中為您解決哪些問(wèn)題。值得注意的是,OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中,應(yīng)依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況,提供適合其需求的OA系統(tǒng)解決方案、訂制相符合的功能,才能達(dá)到最好的使用效果。

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