來源:  北京軟件開發公司

      企業在信息化發展程度的高低認識越來越清晰，ERP系統的應用在現在開來對企業、尤其是制造型企業都有著重大的影響，但隨之ERP系統實施失敗的報道也是層出不群，企業在花費高額資金后選購的系統軟件，未能達到原先的預期效果，對企業提供商都是不小的損失。

       筆者僅根據以前負責做過的多個ERP項目經驗，介紹一下“企業是如何在ERP項目中提煉自身的管理問題和業務需求的”。孫子曰：知己知彼，百戰不殆。企業提煉需求的過程，實際上也就是認清企業自身存在的優勢和不足，做到“知己”的過程。
       企業如果在實施ERP項目之初就將本身的需求和問題整理清楚，才能夠提出有針對性的核心問題和明確可行的要求，才會在ERP方案設計過程中想辦法解決這些問題，為后面的ERP成功應用打好基礎。與其說是選型的過程，不如說是提煉需求和完善需求的過程。
       在當前不斷變化的市場環境下，每個企業都存在來自各方面的問題，如：銷售員因為無法及時的了解到產品庫存的數量，而無法快速而準確的實現對客戶的承諾；即使接到了定單可是僅僅因為某個重要的原料部件供應不及時，造成了生產的延遲，推遲了交貨期，在強調快速響應客戶并滿足客戶需要的市場下，這些都嚴重影響了企業的信譽。還有如：根據經驗制定的生產計劃，總是因為簽訂的最新定單而不斷的在變化，采購，倉庫和生產等部門每天忙的團團轉全總還是不能按時完成生產任務；原材料有的在倉庫中積壓，有的快到生產了才發現短缺等等。問題是許許多多，紛繁復雜，如何將這些問題歸集起來，如何確認瓶頸問題，如何提煉成企業的需求呢？
    企業存在的問題和需求雖然有許許多多，但是仔細分析一下這些需求和問題后，會發現所有的這些需求和問題不外乎可以分成三個層面：

    *企業正常業務流程層面存在的問題和需求，稱為常規業務管理需求；
    *企業管理中影響最大，最薄弱的也最迫切需要解決的瓶頸問題，稱為核心管理需求；
    *企業各部門作業過程中需要多個部門配合協調的協作問題，稱作協調管理需求。

        在業務層面出現的需求和問題，大多是各部門正常的業務流轉的一些需求，這些需求整理起來比較容易，而且在一般的ERP軟件中都可以滿足，這里值得注意的是：企業本身的需求是自身個性需求與行業共性需求的交匯。每個企業都已按照自己行業內的一些規范制定了許多的制度，而且有許多業務的流程與行業內的許多公司相似，同時每個企業因為所處的地域和環境不一樣，發展的歷史不一樣，所造就的企業文化是不一樣，這就產生了企業的個性需求。比如：A制藥廠原先屬于集團下的一個車間，現發展成為一個獨立的企業，并且在某開發區內新建了廠房，購置了先進的生產和檢測設備，躍然成為一個嶄新的工廠，這就是他自身的歷史。A制藥廠作為一個制藥企業，必須通過GMP認證，并且按照GMP的要求制定采購流程，質量檢驗流程，產品出庫流程，倉庫管理和銷售管理等，這既是國家藥監局對制藥行業的要求，也是行業內的規范和制度。A藥廠的ERP項目經理在咨詢顧問的指導下，仔細分析了企業自身的特點后，做出了既有行業共性和自身個性的管理需求分析報告。比如：A藥廠在原材料采購的流程需求分析中就重點考慮了兩點：1、A制藥廠原先屬于集團下的一個車間，采購是集團統一做的，現在需要對供應商，供應商的供貨情況，供應商的信譽等進行管理；2、GMP規定中對于原材料的質量要求非常嚴格，堅決杜絕不合格的材料進入車間。在分析需求的基礎上.   

   還如：對于倉庫中的庫存原料每經過6個月就要進行質量復檢；倉庫中需要進行貨位的管理，并可以清晰的查到貨位的狀態分布情況等。

          企業可以在管理咨詢公司的咨詢顧問幫助下找出企業管理的問題中哪些是合理的哪些是不合理的，哪些是客觀存在的哪些是可以主觀改變，哪些是理性的哪些是非理性的，哪些是主動提出的哪些是被動發現的，但是對于企業管理的各種問題，只有企業自己最了解也最清楚。對于一個正常運作的企業來說，所謂的瓶徑問題主要是哪些力量最薄弱的環節，最能影響到生產和運作的效率，可能這類的問題并不是很多，而且分析到后面會發現原來最薄弱的瓶頸主要集中在幾個重要的點上，找到了這幾個點也就發現了企業管理的瓶頸問題和需求。比如：B涂料廠經過了幾年的運作，企業高層也有了一定運營經驗，但是市場環境在不斷的變化，競爭越來越激烈，而且客戶要求定制的訂單逐漸增多，而且客戶的要求也在不斷的提高，原先客戶下達訂單后十天內交貨就可以了，現在有的客戶提出要五天內交貨，這就要求企業生產的效率必須提高一倍，才能縮短一半的天數完成客戶的要求。企業在分析了生產的各個環節后發現影響生產效率的瓶頸問題主要是：配色周期的問題。因為配色工作是人工完成的，主要靠配色工人的經驗來做，不同的客戶對于色彩的要求是在不一樣的，這樣就可能帶來許多主觀方面的差異，從而影響到生產的效率。認識到這點后，企業就會把這一點最為企業最關心的配色問題作為瓶頸問題提出來。
        企業部門之間的協作和配合，引起了企業作業層面的許多問題，這里面有些問題是通過ERP的實施可以避免的，有些并不是ERP軟件中所能解決的，而是協同運作的管理問題。從我們的經驗來看，企業針對某個工序的規范都較為齊全，但工序之間的協調和部門之間的協調容易產生瓶頸，協調的內容、規范、手段、時間要求、對責任人的獎懲細則才是重點內容，“再規范的流程也會扯皮”就是這個原因，而且難以確認責任，這與崗位的責任、績效密切相關。企業中的ERP小組成員應該在充分理解ERP管理思想的基礎上，對于這些協作問題做一個分類歸集。比如在前面A公司的原材料采購流程中，大家也可以看出，如果采購部，倉庫，QA，QC和財務部協作過程中出現推諉和扯皮的情況，就會影響到原材料的采購周期，甚至可能影響到生產的需要。
        以上介紹了企業需求提煉的三個層面，在企業提煉需求的過程中一定要避免以下兩個誤區：
        誤區一：忽視了行業性的特殊需求。行業與行業之間是有很大差異的，比如制藥和機械制造兩個行業就有這不同的生產流程和管理方式，企業在做需求分析的過程中一定對自己所處的行業，本行業的特點有著較深的認識，也就是提煉的需求要帶有行業的特色。
        誤區二：過分強調企業自身的個性化需求。ERP畢竟是融入了先進管理思想的企業管理工具，在過分的強調個性的基礎上提煉出的需求，僅僅考慮滿足現在，沒有一定的前瞻性，結果就是會發現沒有一套ERP軟件適合自己，只好找人定制開發，等開發完成并在企業中應用后，因為外部條件的變化而發現原來的流程不合理，需要作改變，可是因為是定制的產品，由于種種原因無法升級，而商品化的ERP軟件就不存在這方面的問題了。
    只有善于發現問題，才能解決問題。企業只有深層次多層面提煉需求，將所有的管理和運作上的問題和需求分析并整理清楚，才能在信息化應用過程中少走彎路，使制定的ERP解決方案更加合理，為ERP項目的成功實施奠定基礎。在這個階段，專業咨詢公司的作用很關鍵，因為如何正確思考是一個都明白卻都容易忽略的問題！

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