OA辦公系統(tǒng)是什么意思

　　來源: 北京軟件開發(fā)公司
　　說起OA（Office Automation，辦公自動化），幾乎是人們都熟識和耳聞的一個IT名詞。然而什么是具體OA？卻是眾說紛紜。這主要是因為隨著計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，關(guān)于OA的描述也在不斷充實(shí)，但至今還沒有人對OA下過最權(quán)威、最科學(xué)、最全面、最準(zhǔn)確的定義。其實(shí)OA的概念是動態(tài)的，進(jìn)化論不管是其外延還是內(nèi)涵。
　　總體上講，它是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實(shí)現(xiàn)辦公自動化和提高工作效率的各種信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件；它不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統(tǒng)（如電子政務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)）密切相關(guān)、有機(jī)整合。一個獨(dú)立存在的OA辦公自動化系統(tǒng)生命力及作用是薄弱的。
　　辦公自動化的發(fā)展經(jīng)歷了四個階段：
　　第一個階段PC機(jī)加上個人辦公軟件實(shí)現(xiàn)的文字處理，這個階段大概在80年代到90年代初，大家主要是實(shí)現(xiàn)文字處理，就是單機(jī)的辦公自動化；
　　第二個階段是局域網(wǎng)的出現(xiàn)，局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)了文件共享、信息共享，這個應(yīng)該在90年代的初期；
　　第三個階段，這個階段的特點(diǎn)是以群件技術(shù)為基礎(chǔ)、以協(xié)同工作和知識管理為目標(biāo)的辦公自動化(計算機(jī)基礎(chǔ)知識 www.pc6c.com)。
　　第四個階段，即協(xié)同辦公門戶，這個階段的特點(diǎn)是OA系統(tǒng)作為整個組織內(nèi)部信息化的入口，相對于外部門戶（互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站）。
　　OA辦公系統(tǒng)時采用Internet/Intranet技術(shù)，然后使企業(yè)內(nèi)部人員能快速便捷的共享信息，高效地協(xié)同工作，相比起來比過去的手工辦公方式更能實(shí)現(xiàn)迅速、全方面的信息采集、信息處理、讓企業(yè)的管理更方便。辦公自動化可以和一個企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點(diǎn)擊一個按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。
　　辦公自動化還是一個企業(yè)與整個世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡(luò)可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找 有關(guān)的技術(shù)資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn) 經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信息。
　　企業(yè)為什么要選擇OA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)：
　　1、企業(yè)信息化管理是發(fā)展的必然企業(yè)隨著社會的發(fā)展，進(jìn)入當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)時代，信息化管理大大提高，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)極大地束縛了人的創(chuàng)造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使人們耗費(fèi)了 大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復(fù)的工作。手工模式無法滿足新形勢下發(fā)展的需要，人們需要用先進(jìn)的生產(chǎn)工具來提高企業(yè)的辦公效率。
　　2、企業(yè)規(guī)范化的管理是發(fā)展的需要 傳統(tǒng)的管理方式造成整個單位辦公環(huán)境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發(fā)生，管理成本、辦公費(fèi)用居高不下，不但給企業(yè)帶來了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，而且也不能 營造一個和諧的辦公環(huán)境。領(lǐng)導(dǎo)在日常繁忙的工作中，不能及時、有效的對各項工作按輕重緩急來處理，給許多領(lǐng)導(dǎo)帶來了繁重的工作壓力。因此企業(yè)需要一套規(guī)范 化的管理模式，讓所有的工作不但能有條不紊，還能節(jié)省時間、成本并提高效率。
　　3、提高辦公效率和質(zhì)量是企業(yè)的追求 如何提高單位的辦公效率已經(jīng)成為企業(yè)一項重要而緊迫的任務(wù)，而傳統(tǒng)的辦公模式卻成為制約效率提升的最大瓶頸，比如通信、印章、文件下發(fā)、批復(fù)、歸檔，繁多 的會議等使辦公人員陷入忙亂無效的工作中，無法快速提升辦公效率和辦公質(zhì)量。
　　4、遠(yuǎn)程申請、審批是企業(yè)無法解決的難題 當(dāng)前許多企業(yè)在各地或縣區(qū)都有許多分支機(jī)構(gòu)和下屬部門，文件的上傳下達(dá)、申請、審批都受到了時間的限制，領(lǐng)導(dǎo)異地出差、開會同樣會導(dǎo)致企業(yè)一些緊急、重要 的文件得不到審批，可能會給企業(yè)帶來巨大的損失。
　　選擇OA協(xié)同辦公系統(tǒng)可以解決企業(yè)內(nèi)部存在的以下問題：
　　1、建立信息發(fā)布的平臺。在內(nèi)部建立一個有效 的信息發(fā)布和交流的場所，例如：公告、論壇、規(guī)章制度、新聞，促使技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位 的發(fā)展動態(tài)。
　　2、實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個單位都存在著 大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié) 同工作的效率。
　　3、實(shí)現(xiàn)知識管理的自動化。傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大 的難度。辦公自動化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實(shí)現(xiàn)辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新 員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網(wǎng)就可以看到符合她身份的權(quán)限范圍內(nèi)的企業(yè)內(nèi)部積累下來的各種知識，這樣就減少了很多培訓(xùn) 環(huán)節(jié)。
　　4、輔助辦公。像會議管理、車輛管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。
　　5、實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。就是要支 持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和協(xié)同辦公成為很迫切的一種需求，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的 信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。 隨著信息化的加強(qiáng)，傳統(tǒng)的決策模式早已不能適應(yīng)瞬息萬變的信息社會，提高工作效率，加快企業(yè)內(nèi)部信息溝通，領(lǐng)導(dǎo)作為快速，準(zhǔn)確地決策，這都需要一個快速有 效的辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行一系列有效之溝通
　　OA系統(tǒng)的種類：
　　1、IBM的Lotus Notes和微軟的Exchange等專用軟件構(gòu)建的OA系統(tǒng)。這種OA系統(tǒng)安全性能要好，而且擴(kuò)展性能、使用簡單方便、容易管理維護(hù)。主要品牌又偉峰OA、致遠(yuǎn)OA等。
　　2、Web技術(shù)開發(fā)的基于B/S方式的OA系統(tǒng)
　　對于一個企業(yè)如何選擇OA辦公系統(tǒng)：
　　1、首先需要提供一個以應(yīng)變能力和方便為前提，將OA軟件的可變性做到極致，成為一個不用代碼的開發(fā)平臺，無需要開發(fā)人員就可以開發(fā)小型管理軟件。提供類似qq的客戶端軟件，就是像qq一樣，如果 有事情會自動彈窗提醒管理員，然后管理員跟進(jìn)即可。
　　2、提供以符合“IT+互聯(lián)網(wǎng)”發(fā)展趨勢的“云計算”模式的租用服務(wù)，能夠聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)，將軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)、遠(yuǎn)程客服、數(shù)據(jù)的安全和備份將作為一項綜合服務(wù)提供給用戶，讓用戶工作省時、省力更省錢。
　　乾元坤和（www.sdfoef.cn)OA辦公融入一體化考勤&薪酬&績效考評、法務(wù)管理、前端財務(wù)、時間管理等創(chuàng)新功能設(shè)計，應(yīng)用完整、流程通透、邏輯清晰，是與資深軟件工程造詣相融合的OA管理軟件產(chǎn)品。系統(tǒng)功能匹配均衡，既有精細(xì)化的深度也有管理應(yīng)用的廣度，在軟件購置價格與實(shí)施培訓(xùn)資源投入要求方面門檻較低。


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